Статья-разбор «Часто встречающиеся ошибки работодателя при вынесении дисциплинарного взыскания»

Данная статья позволит:

познакомиться с понятием и видами дисциплинарных взысканий;
проанализировать корректность действующей в организации процедуры применения дисциплинарного взыскания;
учесть важные нюансы в процедуре с целью минимизации рисков трудовых споров с работниками и разработки внутреннего регламента.

Само понятие дисциплинарного взыскания определено в ст. 191 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Фактически это мера привлечения работника к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Когда дисциплинарное взыскание возможно

И вот тут кроется одно из самых распространенных заблуждений работодателей: применить дисциплинарное взыскание можно за любую ошибку работника.

Давайте разбираться. Для начала работодателю следует провести предварительный анализ и получить ответы на следующие вопросы:
1. Закреплена ли документально обязанность работника, которая, по мнению работодателя, не была исполнена?
2. Был ли работник своевременно ознакомлен с данной обязанностью?
Если ответ хотя бы на один из представленных вопросов отрицательный, то о вынесении дисциплинарного взыскания не может быть и речи.

Рассмотрим несколько примеров.

I. Сотрудница пришла на работу в излишне короткой юбке и прозрачной блузке. Руководитель сделал ей замечание, но через несколько дней ситуация повторилась. Встал вопрос о применении дисциплинарного взыскания за неподобающий внешний вид. При составлении служебной записки выяснилось, что ни Правила внутреннего трудового распорядка, ни иные локальные нормативные акты организации не содержат требований соответствия внешнего вида работника каким-то стандартам. Дресс-код в организации не введён.

II. Специалисту по продажам в должностной инструкции в качестве обязанностей указали «выполнение иных указаний непосредственного руководителя». Фактически в его обязанности входит поиск клиентов, коммуникация с ними, формирование и выставление счетов. Непосредственный руководитель по электронной почте направил письмо с указанием «собрать от коллег информацию по проведенным за месяц продажам и составить итоговую таблицу по отделу». Обязанности по формированию отчетности закреплены в должностной инструкции ведущего специалиста отдела продаж, который в текущий момент отсутствует на работе по уважительным причинам. Условиями Трудового договора и должностной инструкции специалиста по продажам замещение ведущего специалиста в период его отсутствия не предусмотрено. Дополнительная работа в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ на работника не была возложена.

Оба рассмотренных примера свидетельствуют о том, что отсутствие документального основания исключает возможность применения к работнику мер дисциплинарного воздействия. Аналогичный вывод можно сделать в случае, когда работник не был своевременно ознакомлен с соответствующим регламентом.

Следующая ошибка, которая зачастую встречается на практике, это применение меры дисциплинарной ответственности, не предусмотренной законодательством.

Типичные ошибки работодателя

Положениями ст. 191 ТК РФ предусмотрены следующие виды дисциплинарных взысканий:
● замечание;
● выговор;
● увольнение по соответствующим основаниям.

Для отдельных категорий работников федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Данный нюанс касается, как правило, работников государственных и муниципальных структур.

Снижение/аннулирование премии не является мерой дисциплинарной ответственности! Наоборот, на возможность снижения премии, входящей в состав заработной платы, непосредственное влияние наличие вынесенного дисциплинарного взыскания.

Итак, на первом этапе мы определили, что применение дисциплинарного взыскания к работнику возможно в силу того, что обязанности закреплены и работник был с ними ознакомлен. Переходим к сбору доказательной базы. И тут кроется ещё несколько нюансов, которые зачастую упускают на практике.

Как правильно оформить дисциплинарное взыскание

1. Своевременность формирования, качество и полнота доказательной базы.
Не стоит откладывать подготовку первичных документов.
Например, вы обнаружили, что работник сегодня отсутствует на рабочем месте более 4 часов подряд. В данном случае целесообразно заактировать данное событие в этот же день в присутствии не менее 2-х, а лучше 3-х свидетелей. Доказать отсутствие работника «задним числом», а также найти свидетелей нарушения, будет достаточно проблематично.
В качестве документа-основания также используются докладные и служебные записки. При этом в документах нужно указать дату, время и место совершения проступка, детализировать суть нарушения, его тяжесть, последствия, данные провинившегося работника и свидетелей.
Важно учесть, что в приказе о применении дисциплинарного взыскания (далее - Приказ) также требуется подробно описать совершенный проступок. Отсылки к акту и иным документам будет недостаточно.
Сама по себе процедура применения дисциплинарного взыскания подразумевает формирование достаточно большого количества актов (в случае отказа работника в получении уведомления о необходимости предоставления объяснений, при непредставлении объяснительной в установленный срок и т.д.) и иных документов (например, решений комиссии о признании причины совершения проступка неуважительной, о выборе меры дисциплинарного воздействия).
Да, перечень обширный, но количество сформированных документов и корректность их составления играют крайне важную роль при рассмотрении судебных споров, связанных с применением дисциплинарного взыскания. Иными словами, нет лишних бумаг, есть отсутствующие.

2. Проведение оценки уважительности причин проступка, предшествующего отношения к труду и соразмерности наказания.
При выявлении проступка предполагается обязательное проведение внутреннего расследования для установления имеющихся у работника причин. Сложившаяся на текущий момент судебная практика указывает, что всё большее количество причин при рассмотрении судебных споров признаются уважительными. Например, плохое самочувствие работника, подтверждённое справкой от врача; погодные условия, повлиять на которые работник был не в состоянии.
Как уже было указано ранее, при формировании доказательной базы следует указывать, какие негативные последствия для организации повлёк за собой проступок работника. Данный фактор является одним из основополагающих при выборе меры дисциплинарного воздействия. Также требуется учитывать предшествующее поведение работника и его отношение к труду. То есть, если ранее работник добросовестно выполнял возложенные на него трудовые обязанности и соблюдал утвержденные в организации правила внутреннего трудового распорядка, то целесообразно в качестве меры дисциплинарной ответственности избрать наиболее мягкую: замечание.

3. Соблюдение установленных сроков.
3.1. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени:
● болезни работника;
● пребывания работника в отпуске;
● необходимого на учет мнения представительного органа работников (при наличии).
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее 2-х лет со дня его совершения.
Оценку соблюдения сроков производим как в момент обнаружения проступка, так и перед изданием Приказа.
3.2. На предоставление объяснительной у работника есть 2-х полных рабочих дня. Установленная процедура подразумевает предоставление работнику возможности оправдать совершенный поступок. С этой целью производится запрос объяснительной. И тут также нужно учесть важные аспекты:
● запрашиваем исключительно в письменном виде под подпись (например, уведомление о необходимости предоставления объяснений);
● в уведомлении максимально подробно указываем информацию о выявленном нарушении;
● отсчет срока предоставления объяснительной начинается со следующего дня после направления запроса и не включает период отпуска и временной нетрудоспособности;
● при отсутствии письменных объяснений по истечении указанного срока требуется составить соответствующий акт.
Недопустимо издание Приказа до истечения срока предоставления объяснительной.
Например, уведомление о необходимости предоставления объяснений выдано работнику во вторник. Издать Приказ работодатель вправе не ранее пятницы, но при условии, что на момент его издания будет собрана доказательная база и проведено внутреннее расследование причин проступка.
3.3. С Приказом требуется ознакомить работника под подпись в течение 3-х рабочих дней со дня его издания.
В указанный срок не включаются периоды отсутствия по уважительной причине: отпуск, больничный. Отсутствие ознакомления работника или соответствующего акта об отказе в ознакомлении является нарушением установленной процедуры.
3.4. При увольнении за неоднократное совершение проступка требуется соблюдать хронологию событий.
Применение меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения работника в соответствии с п. 5 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание) допустимо в случае, если:
● повторное нарушение произошло после первого;
● с момента вынесения первого дисциплинарного взыскания прошло время.

Иными словами, под неоднократностью в данном случае подразумевается наличие завершенной процедуры вынесения работнику дисциплинарного взыскания и совершение нового проступка более поздней датой.

Отметим, что к работнику могут быть применены как несколько равнозначных видов дисциплинарного взыскания, так и разных. Увольнение за неоднократное нарушение – это право, а не обязанность работодателя. Если работодатель не готов расстаться с работником, то он может в качестве меры дисциплинарного воздействия избрать, например, выговор, а не увольнение.

Стремление работодателя избавиться от неугодного работника путём применения дисциплинарных взысканий всё чаще оборачиваются восстановлением на работе в судебном порядке, что влечёт за собой также возмещение морального вреда, судебных издержек, недополученного заработка и т.д.

Для того, чтобы уберечь организацию от трудовых споров и, как следствие, от повышенного внимания со стороны контролирующих органов, а также с целью исключения связанных с ними финансовых издержек, рекомендуем не только учесть выше обозначенные нюансы, но и документально зафиксировать процедуру вынесения работнику дисциплинарного взыскания. Это можно сделать как в виде дополнительного раздела в правилах внутреннего трудового распорядка, так и закрепить отдельным регламентом, детально описывающим выстроенный алгоритм.

Остались вопросы?

Несмотря на опыт и тщательную организацию кадрового учёта, всегда остаётся риск упустить мелкие детали или ошибиться в расчётах. Такие ошибки приводят к последующим нарушениям и штрафам.

Вы всегда можете обратиться к нам за дополнительной консультацией по интересующему вас вопросу.