Как начать вести воинский учет: пошаговая инструкция

Представляем пошаговую инструкцию ведения воинского учета в организации в формате ответов на часто задаваемые вопросы.

Руководство СберРешений будет одинаково полезно как компаниям, которые только приступают к процедуре постановки на воинский учет, так и тем, кто уже столкнулся с определенными трудностями.

Для начала разберемся, что такое воинский учет (далее -ВУ) и для чего он нужен.
Под воинским учетом понимают регистрацию призывных и мобилизационных людских ресурсов для анализа их количественного и качественного состава. С точки зрения государства, создание системы воинского учета позволяет четко понимать, в какой момент времени, на какой территории, в каком количестве находятся людские ресурсы, и оперативно ими управлять.

Вести воинский учет сотрудников организации обязует Федеральный закон от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». За нарушения в области воинского учета работодателю грозит административная ответственность (глава 21 КоАП РФ).

Несмотря на то, что ответственность за организацию и ведение ВУ несет руководитель компании, заниматься ведением ВУ может другой сотрудник организации. Количество лиц , обеспечивающих ведение ВУ в организации, напрямую зависит от количества сотрудников, подпадающих под процедуру.

В Постановлении Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719 закреплены следующие нормы:

• менее 500 граждан - 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству;
• от 500 до 2000 граждан - 1 освобожденный работник;
• от 2000 до 4000 граждан - 2 освобожденных работника;
• на каждые последующие 3000 граждан - 1 освобожденный работник.

При этом руководители организаций обязаны выделить ответственным за ВУ специально оборудованные помещения с железными шкафами, доступ к которым ограничен.

Вопрос: Может ли подписывать документы по воинскому учету уполномоченное генеральным директором организации лицо? Что необходимо для этого?
Ответ: Руководитель организации обязательно подписывает: ежегодный план по ведению ВУ и приказ о назначении ответственного за ведение ВУ. Остальные документы по воинскому учету (изменения сведений, сведения о приеме, увольнении), расписки в журнале учета листков сообщений может подписывать уполномоченное лицо на основании выданной доверенности (раздел III, п. 27, 28, 29, 36 Обязанности работников, осуществляющих ВУ Методических рекомендаций по ведению воинского учета)».

Вопрос: Можно ли в приказе о назначении ответственного за ведение ВУ прописать, что генеральный директор предоставляет право подписи ВУ документов уполномоченному им лицу? Если да, как это правильнее сформулировать?
Ответ: Право подписи можно оформить приказом с выдачей соответствующей доверенности, включающей перечень документов ВУ, которые вправе подписывать уполномоченное лицо. Таким же образом оформляется право подписи на получение документов в соответствующих органах.

Вопрос: Должно ли штатное расписание предусматривать должность для сотрудника, ответственного за ВУ по совместительству? Или достаточно приказом возложить обязанности на сотрудника? Какое должно быть название этой должности?
Ответ: Законодательные требования к наименованию должности лица, ответственного за ведение ВУ, не установлены. Таким образом, данный вопрос остаётся на усмотрение руководителя организации (например, можно внести в штатное расписание должность «специалист по ведению воинского учета»).

Возложить обязанности по ведению ВУ на работника можно:

1. путём приема по совместительству на созданную штатную единицу;
2. путём оформления совмещения должностей. При этом стоит учесть порядок и требования ст. 60.2 ТК РФ.

Граждане мужского пола в возрасте от 15 до 16 лет (до достижения ими возраста 17 лет) подлежат первоначальной постановке на воинский учет.

Подлежат ВУ:

• Граждане мужского пола призывного возраста от 18 до 30 лет;
• Граждане, пребывающие в запасе (в том числе граждане женского пола, имеющие военно-учетные специальности).

Не подлежат ВУ:

• Граждане женского пола, не имеющие военно-учетной специальности;
• Граждане, лишенные свободы или имеющие условный срок наказания;
• Лица, постоянно проживающие за пределами РФ;
• Лица, проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу;
• Граждане, достигшие предельного возраста пребывания в запасе (при наличии отметки о снятии с учета);
• Граждане, освобожденные от исполнения воинской обязанности (согласно ст. 23 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе")
• Офицеры запаса внешней разведки и ФСБ.

Вопрос: В каких случаях сотрудник-иностранец должен встать на воинский учет и что для этого нужно?
Ответ: Иностранные граждане не подлежат воинскому учету на территории РФ. Воинскому учету подлежат только военнообязанные граждане России (п. 14 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

Вопрос: Где можно ознакомиться с перечнем военно-учетных специальностей для женщин?
Ответ: Перечень отражен приложении № 1 к Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» и в приложении № 2 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

Вопрос: Нужно ли ставить на ВУ студентов, проходящих практику не более месяца?
Ответ: Необходимо вести воинский учет в организации только по работникам, с которыми оформлены трудовые отношения. Студенты, проходящие практику у работодателя, работниками не являются. Следовательно, воинскому учету они не подлежат. Сведения для первоначальной постановки на ВУ по данным гражданам направляет учебное заведение.

Номенклатура дел – это порядок, регламентирующий распределение документов по папкам, описывающий содержимое каждой папки и каждого дела. Сотруднику, ответственному за ведение ВУ в организации, необходимо сформировать папки и разложить по ним соответствующие документы. В ВУ есть 4 крупных дела:

1. Руководящие и регламентирующие документы ВУ. К ним относятся:

• Конституция Российской Федерации;
• Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Федеральный закон от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне»;
• Федеральный закон от 26 февраля 1997 г. № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте»
• Федеральный конституционный закон «О военном положении» от 30 января 2002 г. № 1-ФКЗ;
• Раздел IV Федерального закона "О воинской обязанности и военной службе" от 28.03.1998 N 53-ФЗ (Отсрочки);
• Федеральный конституционный закон от 30.01.2002 г. № 1-ФКЗ «О военном положении»;
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017);
• «Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета», утвержденная приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700;
• Кодекс об административных правонарушениях (выдержки из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (N 195-ФЗ от 30.12.2001): Глава 19 (ст.19.25, 19.38) «Административные правонарушения против порядка управления» и Глава 21 «Административные правонарушения в области воинского учета» (ст. 21.1-21.7);
• Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета;
• Приказ об организации воинского учета граждан;
• План работы по осуществлению воинского учета;
• Журнал проверок состояния воинского учета в организации;
• Должностная инструкция работника по воинскому учету или функциональные обязанности ответственного за ведение воинского учета;
• Проект приказа и акт на передачу бланков специального учета и других документов по ведению воинского учёта.

Дополнительные формы можно получить в территориальном военкомате (ВК).

2. Картотека личных карточек

С 8 января 2022 года воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется посредством ведения карточек гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (Приложение № 22 в Приказу Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700 "Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета") (далее - карточка по форме №10). Данная форма заменила ранее используемую Личную карточку работника (форма № Т-2).

Обращаем Ваше внимание, что карточки по форме №10 формируются и ведутся как в бумажном, так и в электронном виде. Таким образом, помимо обычной картотеки работодатель должен вести также и электронную.

Правила ведения картотеки едины как для электронной, так и для бумажной версии. Формы 10 необходимо поддерживать в актуальном состоянии и учитывать в них произошедшие изменения.
Формированием и актуализацией карточек по форме № 10 занимается лицо, ответственное за ведение ВУ.

Карточки на принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы картотеки:

Перед началом работы по ведению воинского учета в организации необходимо разработать и утвердить обязанности для ответственного за ВУ сотрудника, издать приказ об организации ВУ, разработать план по осуществлению ВУ, согласовать документы с военным комиссариатом. Типовую должностную инструкцию можно найти в правовых системах. Также за разработкой должностной инструкции можно обратиться к консультантам.

Структура обязанностей сотрудника, ответственного за ВУ:

• Обязанности по обеспечению постановки граждан на воинский учет по месту работы;
• Обязанности по сбору, хранению и обработке сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету;
• Обязанности по поддержанию в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, а также в документах воинского учета военных комиссариатов.

Для постановки организации на воинский учет в военный комиссариат требуется предоставить следующие документы:

• Приказ об организации ВУ граждан, пребывающих в запасе
• Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета в организации
• План работ по осуществлению ВУ
• Должностная инструкция (функциональные обязанности) ответственного по ведению воинского учета
• Форма 18
• Заявление о постановке на ВУ
• Журнал проверок осуществления воинского учета
• Заверенные копии регистрационных документов

Вопрос: В какой срок необходимо оповестить военный комиссариат о смене ответственного лица за ведение ВУ?
Ответ: Законодательно этот срок не установлен, однако Методические рекомендации (рекомендации - ключевое слово) в п. 22 указывают, что проект приказа о назначении ответственного за ВУ согласовывается с ВК. При этом указано, что кандидатуру целесообразно согласовывать перед назначением на должность. Также перемещение и увольнение таких работников согласовывается с ВК. Обычно военные комиссариаты не занимаются согласованием кандидатур, а работают по уже предоставленным приказам.

После подачи документов необходимо получить от Администрации (районной управы) и военного комиссариата справку о постановке организации на воинский учет.

Вопрос: Какая именно организация осуществляет постановку на воинский учет - районная управа, военный комиссариат или администрация города?
Ответ: Регистрация организаций, обязанных осуществлять воинский учет в Москве, согласно административно-территориальному делению и законодательству о местном самоуправлении, осуществляется районными управами. В других городах - территориальной администрацией. Эти государственные органы осуществляют функции призывных комиссий. Именно они присваивают номер организации при постановке на воинский учет. После регистрации в этих органах работодатель регистрируется в военном комиссариате.

Вопрос: Головной офис организации находится в Санкт-Петербурге, компания имеет более 10 обособленных подразделений и филиалов. Необходимо ли вставать на учет по месту нахождения филиалов?
Ответ: Как правило воинский учет осуществляется по месту регистрации юридического лица, т.е. по месту нахождения центрального офиса организации. Законодательно не закреплена обязанность постановки на воинский учет обособленных подразделений организации, но в случае, если руководителем организации будет принято решение о постановке на воинский учет обособленных подразделений, то необходимо уточнить информацию в военных комиссариатах на местах о возможности такой постановки. При этом следует учесть, что процедура постановки, ведения ВУ и сверки будет идентична во всех филиалах.

Вопрос: Случается, что работник не предоставляет временную регистрацию, а по постоянному месту прописки он снят с воинского учета. Каким образом определять, к какому военкомату принадлежит адрес регистрации работника?
Ответ: Чтобы определить, к какому ВК относится адрес регистрации работника, можно предварительно позвонить в ВК для уточнения информации. Распределением подведомственности занимаются районные управы и Министерство обороны РФ. Адреса областных и районных ВК указаны на сайте Министерства обороны. Уточнить подведомственность также можно в районной управе.

Если сотрудник снят с воинского учета по месту регистрации, а информации о том, что работник состоит на воинском учете в другом месте по месту временной регистрации у Вас нет, то необходимо осуществить постановку на воинский учет данного гражданина по месту известной Вам регистрации. Для этого направьте в ВК по месту жительства (регистрации в паспорте) сведения о том, что гражданин обязан состоять, но не состоит на воинском учете, и сопроводительное письмо с просьбой оказать содействие о постановке данного гражданина на воинский учет.

При приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету и не имеющих регистрации по месту жительства и месту пребывания, а также граждан, прибывших на место пребывания на срок более трех месяцев и не имеющих регистрации по месту пребывания, необходимо выдавать им сведения по установленной форме. Эти сведения работники будут передавать в военкомат для постановки на воинский учет (Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2020 г. № 103 "О внесении изменений в Положение о воинском учете")

• Вести номенклатуру дел и обязательные журналы
• Обновлять картотеку военнообязанных и призывников (при наличии изменений)
• Проверять у военнообязанных граждан документы и наличие обязанности постановки на воинский учёт
• Оформлять работникам Листки сообщений и Направления для постановки на воинский учет по месту регистрации
• Оповещать работников о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления, разъяснять воинские обязанности
• Вести и актуализировать базу данных 1С или иной учетной системы
• Проводить внутренние аудиты ведения воинского учета
• Сверять данные личных карточек c военкоматом
• Готовить для военного комиссариата обязательные формы и отчеты

Эту постоянную работу проводит ответственный за ведение ВУ работник или профессиональная команда консультантов, которым вы передали эту функцию.

Вопрос: Военный комиссариат отказывается принимать сведения о принятых и уволенных сезонных сотрудниках. Как быть в этой ситуации?
Ответ: Законодательство РФ об обороне и воинском учете не содержит исключений для организаций по ведению воинского учета сотрудников, принимаемых на работу по срочному трудовому договору.

Если сотрудник, принимаемый на работу не относится к категориям, перечисленным в п.15 Положения (Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719), т.е. к категориям, не подлежащим воинскому учету, организация обязана вести воинский учет таких сотрудников на общих основаниях. Направляйте такие сведения по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения, делайте отметки об отправке в журнале исходящей документации, а не приносите их лично в ВК.

Вопрос: Необходимо ли уведомлять ВК о переводе сотрудника на другую должность?
Ответ: Да, согласно приложению № 2 "Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях" (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017) необходимо направлять сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете.

Вопрос: Необходимо ли проверять, стоит ли в паспорте у сотрудника отметка о приеме на воинский учет по месту прописки?
Ответ: Обязанность проверять отметки в паспорте лежит на работодателе. Эта обязанность закреплена в Методических рекомендациях. О том, что у военнообязанного нет отметки необходимо уведомить ВК и направить туда работника, выдав листок сообщения.

Вопрос: Если сотрудник затягивает свой поход в военкомат, наступает ли в этом случае ответственность организации и/или сотрудника? Если да, то какая?
Ответ: Работодатель обязан направить работников в ВК с листком сообщения и проконтролировать возврат отрывной части с отметкой ВК. Для этого ведется специальный журнал. Работодатель несет ответственность только за нарушение сроков отправки сведений. Так, например, Сведения об изменениях работодатель должен направить в течение 5 календарных дней со дня изменения соответствующих сведений. Для сотрудника с 1 октября 2023 года за нарушения в сфере воинского учета предусмотрены штрафные санкции в размере от 1000 до 30 000 рублей:

Вопрос: Каков порядок постановки на воинский учет в районную управу и в ВК? Ежегодный, разовый?
Ответ: Форма №18 ежегодно сдается в администрацию (районную управу) для подтверждения номера в комиссии по бронированию. Второй экземпляр формы №18 сдается в ВК также ежегодно. Третий — хранится у работодателя.

Вопрос: Какие штрафы предусмотрены за «неведение» воинского учета?
Ответ: Административной ответственности именно за «неведение» воинского учета нет. Есть штрафы, которые вытекают из общих обязанностей по ведению воинского учета. С 1 октября 2023 года на работодателя могут быть наложены штрафные санкции в следующем размере:

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета составляет три года.

Вопрос: Предусмотрены ли проверки компаний по ведению ВУ? Есть ли график таких проверок? Кто проверяет?
Ответ: Да. В организациях, где число военнообязанных работников в количестве менее 500 человек — 1 раз в 3 года; в организациях, где на воинском учете состоит более 500 человек, — ежегодно. План проверок нигде не публикуется. Провести проверку может как сам ВК, так и ВК совместно с прокуратурой.

Ведение воинского учета — кропотливая и трудозатратная работа, которую можно передать профессиональным консультантам.

Специалисты СберРешений

• проверят полноту и корректность данных ваших сотрудников
• подготовят необходимые документы военно-учетного стола
• возьмут на себя коммуникации с военными комиссариатами
• проконсультируют по вопросам ведения воинского учет

Компаниям, которые ранее не вели воинский учет, мы поможем

• сформировать картотеку военнообязанных и призывников
• поставить организацию на ВУ в Администрации (районной управе) и военном комиссариате
• подготовить и передать в ВК документацию по ведению ВУ

Передача воинского учета в СберРешения уменьшит нагрузку на специалистов отдела персонала и позволит избежать административной ответственности за неисполнение федеральных законов и других нормативных актов государственной системы РФ.