Карточки граждан, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военным комиссариатом или органом местного самоуправления, после чего уничтожаются с составлением акта об уничтожении.
Карточки граждан, поставленных на воинский учет по месту пребывания на срок более трех месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией по месту жительства (месту пребывания), выделяются в отдельные группы и раскладываются в порядке, обеспечивающем удобство работы с ними.
Карточки уволенных граждан, подлежащих воинскому учету, хранятся в архиве. Согласно Приложению №7 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях при увольнении граждан с работы личные карточки уволенных военнообязанных и призывников изымаются из картотеки организаций и сдаются в архив. В Инструкции порядок хранения таких карточек не определен. Поэтому можно воспользоваться прежним порядком: архив строится по годам, используется разделитель, в рамках года- в алфавитном порядке.
Вопрос: Необходимо ли вести воинский учет по внутренним совместителям?
Ответ: Военкоматы не требуют ведения воинского учета по внутренним совместителям. Что касается внешних, то ФЗ №53 не содержит ограничений по признаку «основной работник» или «совместитель». Поэтому воинский учет необходимо вести и в отношении внешних совместителей.
3. Делопроизводство по ведению ВУ
В этой папке хранится переписка с военными комиссариатами и военными управами:
- Журнал регистрации документов воинского учёта -входящих
- Журнал регистрации документов воинского учёта - исходящих
- Сведения о принятых на работу
- Сведения об уволенных с работы
- Сведения о произошедших изменениях в военно-учётных данных
- Списки сверок с военными комиссариатами
- Форма №18
- Форма №6
- Форма №11МУ
- Списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на в/учёт
- Списки граждан женского пола, подлежащих постановке на в/учёт
- Списки граждан, обязанных состоять, но не состоящих на в/учёт
4. Работа с гражданами по воинскому учёту
- - журнал учета-выдачи листков сообщений
- - листки сообщений.
Вопрос: Что значит «дело»? Необходимо ли создавать отдельные соответствующие папки?
Ответ: Военкоматы требуют оформления соответствующих папок: «Папка № 1», «Папка № 2» и так далее. При этом каждая папка должна иметь свое название. Например, папка № 2 может называться «Картотека личных карточек».
Шаг 4. Составить пакет документов для постановки организации на воинский учёт - Сопроводительное письмо с просьбой о постановки на ВУ
- Приказ руководителя организации о назначении военно-учетного работника
- Форма Ф-18
- Заверенные копии регистрационных документов
Документы, которые нужно подать в военный комиссариат:
- Приказ об организации ВУ граждан
- План работ по осуществлению ВУ
- Должностная инструкция по ведению воинского учета
- Донесение – 11МУ
- Форма 18
- Заявление о постановке на ВУ
Перед началом работы необходимо разработать и утвердить обязанности для ответственного за ВУ сотрудника, издать приказ об организации ВУ, разработать план по осуществлению ВУ, согласовать документы с военным комиссариатом. Типовую должностную инструкцию можно найти в правовых системах. Также за разработкой должностной инструкции можно обратиться к консультантам.
Структура обязанностей сотрудника, ответственного за ВУ:
- Обязанности по обеспечению постановки граждан на воинский учет по месту работы;
- Обязанности по сбору, хранению и обработке сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету;
- Обязанности по поддержанию в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, а также в документах воинского учета военных комиссариатов.
Вопрос: В какой срок необходимо оповестить военный комиссариат о смене ответственного лица за ведение ВУ?
Ответ: Законодательно этот срок не установлен, однако Методические рекомендации (рекомендации - ключевое слово) в п. 22 указывают, что проект приказа о назначении ответственного за ВУ согласовывается с ВК. При этом указано, что кандидатуру целесообразно согласовывать перед назначением на должность. Также перемещение и увольнение таких работников согласовывается с ВК. Обычно военные комиссариаты не занимаются согласованием кандидатур, а работают по уже предоставленным приказам.
Шаг 5. Подать документы в районную управу и военный комиссариат.
После подачи документов необходимо получить от управы и военного комиссариата справку о постановке организации на воинский учет.
Вопрос: Какая именно организация осуществляет постановку на воинский учет - районная управа, военный комиссариат или администрация города?
Ответ: Регистрация организаций, обязанных осуществлять воинский учет в Москве, согласно административно-территориальному делению и законодательству о местном самоуправлении, осуществляется районными управами. В других городах - территориальной администрацией. Эти государственные органы осуществляют функции призывных комиссий. Именно эти органы присваивают номер организации при постановке на воинский учет. После регистрации в этих органах работодатель регистрируется в военном комиссариате.
Вопрос: Головной офис организации находится в Санкт-Петербурге, компания имеет более 10 обособленных подразделений и филиалов. Необходимо ли вставать на учет по месту нахождения филиалов?
Ответ: Воинский учет осуществляется по месту регистрации юридического лица, т.е. по месту нахождения центрального офиса организации. Вставать на воинский учет по месту нахождения филиалов не требуется.
Шаг 6. Направить сведения в военкомат по месту регистрации каждого военнообязанного сотрудника
Вопрос: Случается, что работник не предоставляет временную регистрацию, а по постоянному месту прописки он снят с воинского учета. Каким образом определять, к какому военкомату принадлежит адрес регистрации работника?»
Ответ: Чтобы определить, к какому ВК относится адрес регистрации работника, можно предварительно позвонить в ВК для уточнения информации. Распределением подведомственности занимаются районные управы и Министерство обороны РФ. Адреса областных и районных ВК указаны на сайте Министерства обороны. Уточнить подведомственность также можно в районной управе.
Если сотрудник снят с воинского учета по месту регистрации, а информации о том, что работник состоит на воинском учете в другом месте по месту временной регистрации у Вас нет, то необходимо осуществить постановку на воинский учет данного гражданина по месту известной Вам регистрации. Для этого направьте в ВК по месту жительства (регистрации в паспорте) сведения о том, что гражданин обязан состоять, но не состоит на воинском учете, и сопроводительное письмо с просьбой оказать содействие о постановке данного гражданина на воинский учет.
При приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету и не имеющих регистрации по месту жительства и месту пребывания, а также граждан, прибывших на место пребывания на срок более трех месяцев и не имеющих регистрации по месту пребывания, необходимо выдавать им сведения по установленной форме. Эти сведения работники будут передавать в военкомат для постановки на воинский учет (
Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2020 г. № 103 "О внесении изменений в Положение о воинском учете")
Шаг 7. Регулярная актуализация данных по воинскому учету: - Вести номенклатуру дел и обязательные журналы
- Обновлять картотеку военнообязанных и призывников
- Проверять у военнообязанных граждан документы и наличие обязанности встать на воинский учёт
- Оформлять работникам листки сообщений для постановки на воинский учет по месту регистрации
- Оповещать работников о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления, разъяснять воинские обязанности
- Вести и актуализировать базу данных 1С или иной учетной системы
- Проводить внутренние аудиты ведения воинского учета
- Сверять данные личных карточек c военкоматом
- Готовить для военного комиссариата обязательные формы и отчеты
Эту постоянную работу проводит ответственный за ведение ВУ работник или профессиональная команда консультантов, которым вы передали эту функцию.
Вопрос: Военный комиссариат отказывается принимать сведения о принятых и уволенных сезонных сотрудниках. Как быть в этой ситуации?
Ответ: Законодательство РФ об обороне и воинском учете не содержит исключений для организаций по ведению воинского учета сотрудников, принимаемых на работу по срочному трудовому договору.
Если сотрудник, принимаемый на работу не относится к категориям, перечисленным в п.15 Положения (Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719), т.е. к категориям, не подлежащим воинскому учету, организация обязана вести воинский учет таких сотрудников на общих основаниях. Направляйте такие сведения по почте, делайте отметки об отправке в журнале исходящей документации, а не приносите их лично в ВК.
Вопрос: Необходимо ли уведомлять ВК о переводе сотрудника на другую должность?
Ответ: Да, нужно.
Вопрос: Необходимо ли проверять, стоит ли в паспорте у сотрудника отметка о приеме на воинский учет по месту прописки?
Ответ: Обязанность проверять отметки в паспорте лежит на работодателе. Эта обязанность закреплена в Методических рекомендациях. О том, что у военнообязанного нет отметки необходимо уведомить ВК и направить туда работника, выдав листок сообщения.
Вопрос: Если сотрудник затягивает свой поход в военкомат, наступает ли в этом случае ответственность организации и/или сотрудника? Если да, то какая?
Ответ: Работодатель обязан направить работников в ВК с листком сообщения и проконтролировать возврат отрывной части с отметкой ВК. Для этого ведется специальный журнал. Методическими рекомендациями (п.п а п. 29) и Положением о воинском учете (п. 32), установлен двухнедельный срок для направления сведений. Работодатель несет ответственность только за нарушение сроков. Для сотрудника предусмотрен штраф в размере от 500 до 3000 рублей.
Вопрос: Каков порядок постановки на воинский учет в районную управу и в ВК? Ежегодный, разовый?
Ответ: Форма №18 ежегодно сдается в администрацию (районную управу) для подтверждения номера в комиссии по бронированию. Второй экземпляр формы №18 сдается в ВК также ежегодно. Третий — хранится у работодателя.
Вопрос: Какие штрафы предусмотрены за «неведение» воинского учета?
Ответ: Административной ответственности именно за «неведение» воинского учета нет. Есть штрафы, которые вытекают из общих обязанностей по ведению воинского учета:
1. Статья 21.1. Непредоставление в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей;
2. Статья 21.2. Неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет, влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей;
3. Статья 21.3. Непредоставление в установленный срок сведений об изменениях состава постоянно проживающих граждан или граждан, пребывающих более трех месяцев в месте временного пребывания, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей;
4. Статья 21.4. Несообщение сведений о гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей.
Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета составляет три года.
Вопрос: Предусмотрены ли проверки компаний по ведению ВУ? Есть ли график таких проверок? Кто проверяет?
Ответ: Да. В организациях, где число военнообязанных работников в количестве менее 500 человек — 1 раз в 3 года; в организациях, где на воинском учете состоит более 500 человек, — ежегодно. План проверок нигде не публикуется. Провести проверку может как сам ВК, так и ВК совместно с прокуратурой.
Ведение воинского учета — кропотливая и трудозатратная работа, которую можно передать профессиональным консультантам.
Специалисты СберРешений - проверят полноту и корректность данных ваших сотрудников
- подготовят необходимые документы военно-учетного стола
- возьмут на себя коммуникации с военными комиссариатами
- проконсультируют по вопросам ведения воинского учет
Компаниям, которые ранее не вели воинский учет, мы поможем - сформировать картотеку военнообязанных и призывников
- поставить организацию на ВУ в районной управе и комиссариате
- подготовить и передать в ВК документацию по ведению В
Передача воинского учета в СберРешения уменьшит нагрузку на специалистов отдела персонала и
позволит избежать административной ответственности за неисполнение федеральных законов и других нормативных актов государственной системы РФ.