Ежегодная сверка с военкоматами

Процесс сверки делится на два этапа: внутренняя сверка (внутри самой компании) и внешняя (непосредственно с военными комиссариатами).

В первую очередь необходимо сверить личные данные сотрудников (ФИО, семейное положение, адрес, образование, состояние здоровье и т.д.), содержащиеся в карточке по форме №10, с оригиналами документов.

На практике сверку часто проводят на основании копий документов или данных, в письменном виде предоставленных работником. Но стоит учитывать, что ответственность за достоверность информации, содержащейся в карточке по форме №10, несет специалист, отвечающий за ведение воинского учета в компании. Если работник принесет не ту копию документа или неверно укажет свои данные, отвечать за ошибки придется специалисту, ведущему воинский учет.

Также с этого года необходимо сверять данные, которые есть у работодателя, с выпиской из Реестра воинского учета (Приказ Министра обороны РФ от 09.07.2025 N 438). Выписку должен предоставить вам работник.   Если по вашему запросу он этого не сделал, зафиксируйте данный факт соответствующим Актом, чтобы при проверке не было претензий со стороны военного комиссариата.
При проведении сверки не забудьте про работников, работающих дистанционно. Проверка в отношении них чаще всего происходит по копиям документов или по письменно предоставленным работниками данным. Для этого работнику можно направить уведомление о предоставлении данных, необходимых для сверки, форма произвольная. Рекомендуем включить в уведомлении графу, что работник подтверждает подлинность предоставленных данных и несет ответственность за их достоверность, неважно, будут это копии документов или информация в письменной форме.

Отличный вариант- передача информации через КЭДО, если система внедрена в компании.
В любом случае, порядок взаимодействия с дистанционными работниками должен быть закреплен в локальном нормативном акте работодателя.

Сверили данные — обязательно поставьте отметку простым карандашом в левом верхнем углу карточки Ф-10 дату, подпись и фамилию (например, "11.08.2026 г. Иванова").

Если данные изменились, внесите правки в карточку по форме №10 и в течение 5 дней направьте соответствующую информацию в военный комиссариат, а работнику выдайте Листок сообщения.
Как работодателю обезопасить себя, если работник не хочет предоставлять документы для заполнения карточки по форме №10, например, водительские права или документы об образовании?

С одной стороны, согласно Инструкции, об организации воинского учета (Приказ Министра обороны № 700) эти данные должны быть указаны в карточке, но с другой, в Трудовом кодексе РФ, который регулирует отношения между работником и работодателем, сказано, что работник обязан предоставлять такие документы только если поступает на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Вот несколько простых шагов, которые помогут работодателю обезопасить себя при проведении проверки.

1. Подготовьте и вручите сотруднику под подпись официальное уведомление, к котором обязательно укажите, что запрашиваемые данные необходимы исключительно для исполнения обязанности по ведению воинского учета организацией.
2. Если работник проигнорировал уведомление или отказался расписываться в его получении, составьте Акт об отказе сотрудника предоставить сведения для ведения воинского учета. При составлении Акта должно присутствовать минимум 2 человека, которые имеют право доступа к персональным данным, например, кадровый специалист и руководитель кадрового отдела.

Акт об отказе поможет вам аргументировать отсутствие данных, если при проведении сверки военный комиссариат будет настаивать на заполнении полей с отсутствующей информацией.

Дата и время проведения сверки устанавливаются военным комиссариатом, в котором организация стоит на учете, и фиксируется в Плане работ по осуществлению воинского учета. Не забудьте, что План необходимо разрабатывать и согласовывать с военным комиссариатом ежегодно.

До даты сверки со «своим» военным комиссариатом необходимо заблаговременно провести такие сверки «территориальными» военными комиссариатами, в которых состоят на учете ваши работники. Сверка проходит на основании Списков по форме Приложения №23, которые направляются по почте. Отправить надо 2 экземпляра: один останется в военном комиссариате, другой с отметкой комиссариата должен быть направлен вам в подтверждение проведения сверки.

Но на практике, так получается далеко не всегда. Что делать, если военкомат не вернул экземпляр Списка с отметкой о проведении сверки?

1. Всегда отправляйте Списки для сверки заказным письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения. Обязательно храните квитанцию об отправке и опись отправленных документов с печатью почтового отделения., это послужит доказательством, что организация выполнила обязанность по проведению ежегодной сверки.
2. Делайте 3 экземпляра Списка для сверки, 2 вы направите в военный комиссариат, один оставите у себя. На своем экземпляре обязательно зафиксируйте внутренний исходящий номер письма, который направляете в военный комиссариат, и дату отправки. К вашему экземпляру Списка для сверки можно также прикрепить квитанцию, таким образом вы подтвердите, какие именно данные были направлены в военный комиссариат и когда.
3. Направьте в адрес военного комиссариата официальное письмо-запрос с просьбой предоставить копию вашего списка с отметкой о сверке или письменное подтверждение о том, что сверка за соответствующий период проведена.

Независимо от того, получили ли вы от территориального военного комиссариата подтверждение о проведении сверки или нет, не забудьте сделать в карточке по форме №10 пометку с датой и исходящим номером письма, направленного в военный комиссариат. Все пометки делаем только простым карандашом.

А как же электронный документооборот через Единый реестр воинского учета? Можно ли направлять Списки для сверки в электронном виде? На текущий момент такая возможность, к сожалению, не предусмотрена.
Итак, провели сверку с «территориальными» военными комиссариатами», теперь идем в «свой», где организация стоит на учете. Помимо Плана работ по осуществлению воинского учета, необходимо предоставить Форму №18, Приказ об организации воинского учета, а также Журнал проверок осуществления воинского учета.

Отметим, что перечень предоставляемых в военный комиссариат документов может отличаться. В связи с этим рекомендуем уточнять данные сведения в «своем» военном комиссариате заблаговременно.
Это же касается и карточек по форме №10. Одни военные комиссариаты требуют предоставление оригиналов карточек на работников, которые состоят у них на учете, другие же ограничиваются Списками по форме Приложения №23 к Инструкции. Поэтому обязательно уточняйте в «своем»» военном комиссариате, в каком формате им нужна информация.

1. Сверка только с тем военным комиссариатом, в котором организация стоит на учете. Не забывайте о территориальных военных комиссариатах, где числятся ваши военнообязанные работники.

2. Подача сведений не по всем работникам. Нередко при формировании списков для сверки забывают включить совместителей, дистанционных работников и работниц, имеющих военно-учетные специальности (например, медики, связисты, картографы).

3. Неправильный способ отправки документов в другие регионы. Сведения в территориальные военкоматы должны отправляться заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Компании зачастую отправляют списки обычным письмом, из-за чего теряют подтверждение выполнения обязанности.