Должностная инструкция

Итак, Трудовой кодекс Российской Федерации[1] не содержит определения должностной инструкции и не предусматривает обязанности работодателя по ее разработке и утверждению[2].

Должностные обязанности работника можно установить двумя способами:

1.1 Закрепление обязанностей в должностной инструкции
На практике существует два варианта[3] оформления ДИ.

Если ДИ утверждена в форме локального нормативного акта (далее – ЛНА), то такая инструкция является единой для всех работников организации, занимающих соответствующую должность. При заключении трудового договора (далее – ТД) достаточно сделать ссылку на ДИ в одном из разделов ТД.

Если же функционал работников на одной должности отличается, то ДИ может являться приложением к ТД.

Например, в организации есть должность «менеджер по продажам», количество штатных единиц на данную должность составляет 200 человек. Соответственно, для того, чтобы не перегружать содержание ТД, оптимизировать документооборот и снизить нагрузку на отдел кадров, в ТД каждого из двухсот работников в части указания должностных обязанностей есть ссылка на ЛНА – ДИ, с которой работники были ознакомлены при подписании ТД.

1.2 Закрепление обязанностей непосредственно в трудовом договоре
В случаях, когда ДИ для должности не разработана (например, должность внесена в штатное расписание под одного определенного сотрудника), то необходимо подробно прописать в ТД обязанности, которые работник должен выполнять. Должностные обязанности, не закрепленные в ТД (при отсутствии ДИ), не могут подлежать исполнению работником, а требования работодателя об их исполнении являются нарушением трудового законодательства[4].

В ДИ обычно включают обязанности работника в рамках трудовой функции, требования к образованию, квалификации и опыту работы, пределы ответственности. Рекомендуем подробно описывать должностные обязанности, поскольку привлечь работника к ответственности возможно только за неисполнение тех обязанностей, которые предусмотрены в ТД или ДИ[5].

Однако, данный совет не стоит трактовать буквально. Например, не следует писать, что бухгалтер обязан работать только в какой-то определенной программе для бухучета и только по определенному типу операций. Вполне возможно, что через месяц возникнет потребность перераспределить участки работ между сотрудниками и придется менять ДИ (с чем работник может не согласиться, см. п. 2 в письме ниже).

Должностные обязанности в должностной инструкции, должны соответствовать трудовой функции. Следовательно, указывать в ДИ обязанности, относящиеся к другой должности (трудовой функции), недопустимо[6]. Это может быть рассмотрено как поручение работнику дополнительной работы, требующей его согласия и соответствующей оплаты[7]. Например, не стоит писать в ДИ юриста, что по мере необходимости он обязан выполнять такие-то обязанности из ДИ бухгалтера. Вроде бы это банально, но мы часто видим такие нарушения в ДИ клиентов при проведении кадровых аудитов.

Отдельно хотели бы обратить внимание тех наших читателей, которые работают с ИТ специалистами в сфере разработки программного обеспечения. Дополнительно к Трудовому кодексу в отношении таких работников нужно учитывать нормы части 4 Гражданского кодекса касательно авторских прав и служебных произведений, а также нормы Налогового кодекса, особенно если ваш работодатель получил аккредитацию в качестве ИТ компании и планирует или уже применяет налоговые льготы по налогу на прибыль, страховым взносам или льготу по НДС в отношении отечественного программного обеспечения (далее – ПО). Подробнее об этих программах господдержки можно почитать здесь: налог на прибыль и страховые взносы для ИТ компаний, НДС на отечественное ПО.

Минимальное, что нужно сделать если работник создает результаты интеллектуальной деятельности, в частности ПО - закрепить в должностной инструкции обязанности, связанные с содержанием и характеристиками таких результатов. В случае спора это облегчит доказывание работодателем наличия исключительных прав на служебное произведение[8]. Начинающие HR могут на этом остановиться.

С продвинутыми идем дальше. Нужно подписать с работником соглашение об авторском вознаграждении, предусмотреть порядок направления служебных поручений, порядок создания произведений, постановки на учет нематериальных активов и тд. Не забываем оформлять акты по созданным произведениям и производить выплаты вознаграждений. Создание таких документов – комплексный проект, который требует участия юристов, HR, бухгалтеров и финансистов. Как минимум, они должны быть предварительно ознакомлены с драфтами и согласовать их. В рамках данного курса мы не будем подробно останавливаться на вопросах защиты интеллектуальных прав, но если вам нужна консультация, оставьте нам заявку здесь.

Возвращаясь к общей теме ДИ. При их разработке рекомендуем руководствоваться Квалификационным справочником должностей[9] и профессиональными стандартами. Мы все про них слышали. Напомним, что профстандарты являются обязательными только в двух случаях:

• если в соответствии с законами РФ в отношении должности предусмотрены компенсации и льгоы либо имеются ограничения, то наименование этих должностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать профстандартам (или квалификационным справочникам)[10];
• если в законодательстве РФ установлены требования к квалификации по трудовой функции, то профстандарты обязательны в части данных требований[11].

Почему в начале письма мы указали, что во многих компаниях ДИ – это проблемная зона? Очень часто проблема состоит в том, что ДИ либо вовсе не оформляются, либо не содержат подробного перечня требований и обязанностей. Корень проблемы состоит в том, что HR недостаточно хорошо знает обязанности по должности, а бизнес-подразделение не готово уделять время на составление ДИ.

Если у вас похожие проблемы, рекомендуем использовать такой формат работы: HR проводит мониторинг обязанностей на основе сайтов по поиску работы по схожим должностям, либо по описанию собственных вакансий компании, а бизнес-подразделение корректирует и дополняет текст готового драфта ДИ. Оба участника процесса должны понимать, что это общее и важное дело.

Еще один момент, который нужно всегда держать в голове при подготовке ДИ: если у Вас действует система премирования за достижение ключевых показателей эффективности (далее- KPI), не забывайте проверить, все ли KPI связаны с трудовыми обязанностями. Иначе это грозит оспариванием премий как со стороны работника, так и со стороны налоговых органов.

[1] Далее – ТК РФ.
[2] Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299.
[3] Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1.
[4] Ст. 60 ТК РФ.
[5] Апелляционное определение Мосгорсуда от 10.05.2016 по делу № 33 – 17763 / 2016.
[6] Апелляционное определение Самарского областного суда от 09.07.2014 № 33–6615/2014, письмо Минтруда от 17.11.2017 № 14–2/В-1012.
[7] Ст. 60.2, 282 ТК РФ.
[8] Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 16.02.2022 № Ф09-9258/21 по делу № А76-14398/2021.
[9] Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37.
[10] Ст. 57 ТК РФ.
[11] Ст. 195.3 ТК РФ.

Часто в процессе организационных изменений у компании возникает потребность изменить часть обязанностей в ДИ. Мы регулярно получаем такие запросы, когда меняются руководители бизнес-подразделений, а еще чаще – при смене директора по персоналу.

Если ДИ оформлена как приложение к ТД, то ее изменение возможно только по соглашению сторон, за редким исключением[1]. Применение односторонней процедуры, предусмотренной статьей 74 ТК РФ, нужно делать очень аккуратно и обязательно с участием юристов по трудовому праву. Есть масса нюансов, когда эту процедуру работник может оспорить, а это означает и возможность оспаривания последующих дисциплинарных взысканий, если вы их налагаете.

Когда ДИ оформлена как ЛНА, работодатель может изменить ее в одностороннем порядке как обычный ЛНА и ознакомить работника. Однако при этом важно, чтобы не менялась трудовая функция работника, поскольку в одностороннем порядке работодатель может менять ее в ограниченном количестве случаев[2].

Что означает последнее предложение выше (термина трудовой функции то в законе нет)? Практика трактует это правило так, что работодатель может конкретизировать и корректировать обязанности работника, если при этом изменения укладываются в функционал должности и не выходят за рамки обязанностей[3].

[1] Ст. 72, 74 ТК РФ.
[2] Ст. 57, 72 ТК РФ.
[3] Апелляционное определение Самарского областного суда от 07.08.2018 по делу № 33-9426/2018, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 26.05.2016 по делу № 33-8683/2016.

Мы часто сталкиваемся с тем, что документы на генерального директора оформлены также, как на других сотрудников. Достаточно редко HR углубляется в корпоративные вопросы и правильно оформляет документы. Между тем, отступление от корпоративных правил – такое же нарушение трудового права, как отсутствие ДИ.

Руководитель организации (к нему мы относим в первую очередь генерального директора) – физическое лицо, которое осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа[1].

Если с руководителем заключается ТД, то для него также может быть разработана должностная инструкция. Самостоятельно свою должностную инструкцию руководитель утвердить не может, также, как и сам с собой заключать ТД и дополнительные соглашения к нему.

Рассмотрим особенности утверждения должностной инструкции в самых распространенных организационно-правовых формах юридических лиц – ООО[2] и АО[3].

3.1. Должностная инструкция руководителя ООО
ДИ руководителя организации в ООО как ЛНА вправе утвердить единственный участник/общее собрание или совет директоров в зависимости от структуры органов управления ООО[4].
Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то она подписывается от имени ООО лицом, председательствовавшим на общем собрании участников ООО, на котором был избран руководитель, или участником ООО, уполномоченным решением общего собрания участников ООО, либо, если решение этих вопросов отнесено к
компетенции совета директоров ООО, председателем совета директоров ООО или лицом, уполномоченным решением совета директоров ООО[5].
При утверждении новой ДИ не забывайте проверить полномочия членов совета директоров, актуальность представителей участников ООО, в также проверить ранее подписанные аналогичные документы.

3.2. Должностная инструкция руководителя АО
ДИ руководителя организации в АО как ЛНА вправе утвердить общее собрание акционеров АО, либо совет директоров АО[6].

Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то подписывается от имени АО председателем совета директоров АО или лицом, уполномоченным советом директоров АО[7].

[1] Ч. 1 ст. 273 ТК РФ.
[2] Общество с ограниченной ответственностью.
[3] Акционерное общество, в том числе публичное акционерное общество (ПАО).
[4] п. 2.1 ст. 32, п. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об ООО).
[5]19 п. 1 ст. 40 Закона об ООО
[6] пп. 19 п. 1 ст. 48, пп. 13 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО)
[7] п. 3 ст. 69 Закона об АО