О переводе работников на дистанционный режим: рекомендации экспертов СберРешений

С 5 по 28 октября 2020 года работодатели Москвы обязаны перевести на дистанционную работу не менее 30% работников, а также всех работников старше 65 лет и работников, имеющих заболевания, перечень которых определен Департаментом здравоохранения города Москвы. Исключение составляют работники, чье нахождение на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования организаций, индивидуальных предпринимателей.

Работодатели обязаны предоставить на официальном сайте мэра Москвы в личном кабинете сведения о работниках, в отношении которых были приняты решения о переводе на режим дистанционной работы. Сведения предоставляются один раз, а при изменении сведений о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам) представление актуализированных данных производится в день принятия соответствующего решения.

Необходимо иметь в виду, что в случае, если в Вашей организации предусмотрено чередование дистанционного режима работы и выполнения трудовой функции на рабочем месте либо установлен сменный режим (одновременно на рабочем месте может находиться не более 70 процентов работников) при подаче сведений, указываются все работники (исполнители по гражданско-правовым договорам), в отношении которых приняты соответствующие решения.

Обращаем Ваше внимание, что ранее в соответствии с Указом Мэра Москвы № 96-УМ сведения о работниках предоставлялись путем отправки их на электронную почту organization_size@mos.ru по форме согласно приложению 4 к указу Мэра Москвы № 12-УМ. С 12 октября предоставление таких сведений осуществляется исключительно через личный кабинет юридического лица. Создание личного кабинета и его дальнейшее использование осуществляется при наличии квалифицированной электронной подписи представителя юридического лица (например, Генерального директора или Руководителя направления HR).

Подробное описание порядка заполнения формы предоставления сведений о работниках доступно на портале Mos.ru. Эксперты СберРешений изучили форму отчёта и обращают внимание, что при её заполнении адрес указывается только в отношении работников, которые не переведены на дистанционный режим работы, то есть необходимо указать юридический адрес компании или иной фактический адрес, где продолжают работать работники.

Для целей исполнения п. 11.2 Указа рекомендуем также принять локальный нормативный акт (например, в форме приказа руководителя компании) об установлении численности работников, подлежащих и не подлежащих переводу на режим дистанционной работы. Поскольку при переводе на режим дистанционной работы меняются условия ранее заключенного трудового договора с работником, в соответствии со ст. 72 Трудового кодекса Российской Федерации необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым таким работником.

Учитывая тот факт, что номера электронных проездных карт, социальных карт и другие запрашиваемые мэрией данные не касаются напрямую трудовых отношений с работниками, а их совместное использование несёт риск квалификации этих сведений как персональных данных, рекомендуем запросить в письменном виде и получить от работников, переведенных во исполнение Указа Мэра от 01.10.2020 г. №96-УМ на дистанционный режим работы, письменное согласие на обработку данных, перечисленных в форме отчёта.

Отметим, что невыполнение правил поведения при введении режима повышенной готовности (в том числе п. 11.2 и 11.3 Указа) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - до 50 000 рублей; на юридических лиц - до 300 000 рублей (ч. 1 ст. 20.6.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). Невыполнение правил поведения в период режима повышенной готовности, повлекшее причинение вреда здоровью человека или имуществу, влечет наложение административного штрафа до 500 000 рублей на должностных лиц либо их дисквалификацию до трех лет; на юридических лиц - до 1 000 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Обратите внимание, что консультации по подаче отчетности и созданию (регистрации) личного кабинета юридического лица на сайте mos.ru предоставляет горячая линия Мэрии. Мы будем рады оказать консультационную поддержку в части разъяснения положений Указа Мэра Москвы № 97-УМ от 06.10.2020 и № 101-УМ от 15.10.2020 г., а также проконсультировать по порядку получения квалифицированных электронных подписей в авторизованных центрах.

В соответствии с Указом Мэра Москвы № 101-УМ от 15.10.2020 г. организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие развлекательную деятельность, обязаны обеспечить прохождение их работниками и посетителями процедуры регистрации всех посещений в течение суток с использованием специального электронного сервиса. Для этого необходимо получить электронный идентификатор (QR-код) или код для направления сообщений на специальный короткий номер 7377 для каждого места осуществления развлекательной деятельности и разместить его на входе в места осуществления развлекательной деятельности.

В соответствии с Указом Мэра Москвы № 101-УМ от 15.10.2020 г. организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие развлекательную деятельность, обязаны обеспечить прохождение их работниками и посетителями процедуры регистрации всех посещений в течение суток с использованием специального электронного сервиса. Для этого необходимо получить электронный идентификатор (QR-код) или код для направления сообщений на специальный короткий номер 7377 для каждого места осуществления развлекательной деятельности и разместить его на входе в места осуществления развлекательной деятельности.