Ошибки финансиста: когда управленческая отчетность станет источником рисков

Внутреннюю управленческую отчетность делят на 3 вида:

Отчет о движении денежных средств

• Позволяет контролировать количество денег в бизнесе, поступление и расходование средств (с учетом налогов и дивидендов), отслеживать кассовые разрывы.
• Отражает все операции, которые проходят по кассе и расчетным счетам.

Рекомендуется составлять ежемесячно.
Дополнительно можно составить платежный календарь, с помощью которого контролируются даты оплат.

Отчет о финансовых результатах
Состоит из доходной и расходной частей, с учетом отдельных видов затрат — на рекламу, оплату труда, себестоимость производства.
Для составления используется метод начисления, то есть в документе нужно отразить также обязательства, по которым еще не было оплаты.

• Показывает, откуда приходят деньги, куда уходят и на чем получается экономить.
• Позволяет контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность.
• В отчете видно, какие продукты (виды деятельности) приносят нулевую прибыль или являются убыточными.

Управленческий баланс
Сводит воедино результаты отчета о финансовых результатах и отчета о движении денежных средств.
Наглядно демонстрирует:

• как распределяется прибыль предприятия;
• из каких средств финансируется убыток;
• откуда можно взять деньги на покрытие других нужд;
• какими ресурсами обладает компания в целом.

Баланс состоит из двух разделов: пассивов и активов. Общий итог по одному из них должен быть равен другому.

Отчетность сама по себе не имеет никакой ценности, если после ее составления нельзя сделать разносторонний анализ.

В идеале руководство должно оценить, насколько эффективно работает команда, выявить проблемные места и принять управленческие решения по их устранению.

Например, аналитика помогает:

• определить причины снижения выручки;
• сравнить финансовые результаты компании за разные периоды времени;
• вычислить неснижаемый остаток, который к концу периода всегда остается на счетах (это суммы возможных средств для инвестиций);
• оценить долю дебиторской задолженности в составе активов;
• сравнить долю собственных и заемных средств (определить закредитованность компании) и т.д.

Обычно задача ведения управленческого учета возложена на штатного финансиста, главбуха, а в небольших организациях — и на самого владельца бизнеса.
Специалисты с отличным знанием управленческого учета, как правило, дорогие. К тому же потребность в формировании управленческой отчетности не имеет постоянный характер, а нужна от случая к случаю: например, при подготовке отчетности акционерам или для получения кредита в банке. Поэтому содержание такого специалиста в штате часто не выгодно бизнесу.
К тому же, если у компании есть обособленные подразделения и филиалы, формирование управленческой отчетности становится трудозатратным процессом, который требует дополнительных ресурсов и времени. А данные руководителю нужны здесь и сейчас.
Подготовку управленческой отчетности можно передать на аутсорс, подключив экспертов финансовой сферы. Однако иногда крупный и средний бизнес опасается передавать на аутсорсинг управленческий учет по нескольким причинам:

1. Сложности с делегированием задачи.
2. Риски утечки информации, нарушения конфиденциальности.
3. Технически сложный процесс переноса и настройки учетной базы.

На самом деле достаточно просто выбрать надежного аутсорсера, тогда все эти проблемы легко решатся.

В пользу передачи участка внешнему провайдеру есть несколько аргументов.

Во-первых, у штатного сотрудника, которому делегируют ведение «управленки», уже есть свой круг обязанностей, которые нужно выполнять вовремя, качественного и ответственно.

Для бухгалтерии всегда в приоритете будет оформление бухгалтерской и налоговой отчетности, ошибки в которой грозят бизнесу штрафами. «Управленка» неизбежно отодвинется на второй план, что обязательно скажется на качестве учета.

Во-вторых, управленческая и бухотчетность имеют значительные отличия (формы документов, методы сбора данных и анализа). Не каждый специалист сможет вести их одинаково хорошо. В частности, в круг компетенций бухгалтера не входит прогнозирование и управление.
Даже если в вашем штате есть специалист, в обязанности которого прямо входит ведение управленческой отчетности, нужно быть уверенными в его компетенциях и результатах работы.

Опираясь на ошибочную аналитику, учредитель или директор будет принимать решения с высокими рисками.

1. Ведение не всех форм отчетности.
Важно понимать, что для полной картины нужно оценивать все данные в совокупности: отчет о движении денежных средств, отчет о финансовых результатах и управленческий баланс. Только в таком случае анализ получится без искажений.

2. Совмещение бухгалтерской и управленческой отчетности (смешение показателей).
Еще раз отметим, что у «управленки» и бухучета разные цели и методы. Если финансовые показатели подсчитывает специалист, который до этого имел дело только с дебитом и кредитом, ошибок не избежать.

3. Работа без регламентов.
Для внедрения управленческого учета потребуется сперва регламентировать некоторые процессы: документооборот, периоды закрытия отчетов, процедуру проверки и т.д.

4. Неверное отражение НДС.
Распространенная ошибка — учет выручки и затрат с НДС при формировании отчета о финансовых результатах. Прибавка налога к чистой сумме уменьшает доходы для экспортеров, а для всех остальных компаний, в целом, искажает итоговые показатели.

5. Отказ от автоматизации управленческого учета.
Вести управленческий учет можно и в простой таблице Excel, если фирма небольшая, а вносимые данные занимают всего несколько строк.
Для крупного и среднего бизнеса общая рекомендация — автоматизировать «управленку».
Во-первых, это вопрос конфиденциальности, надежности и возможности доступа к данным в любой момент. Во-вторых, играют роль удобство использования и скорость аналитики. Выбрать любой показатель из большого объема информации можно за считанные минуты.
Также есть плюс в гибкости настроек. В том же Excel вам придется вносить правки в формулы вручную, а любая ошибка разрушит стройную структуру данных.

Управленческая отчетность — полезный инструмент для эффективного построения бизнеса. Она более объемная и подробная, а потому информативнее бухгалтерских документов.

«Управленка» позволяет трезво оценить текущее состояние бизнеса, выявить сильные и слабые места, спрогнозировать прибыль, контролировать дебиторку и кредиторку.

Самый надежный способ подготовить отчет — делегировать работу настоящим профессионалам. С этой задачей отлично справится команда специалистов СберРешений.