Напишите нам
03 июля 2023
Сложные моменты кадрового учета
Оглавление
Что важнее всего во внутренней деятельности компании? Большинство первым делом называет бухгалтерские задачи, и никто не вспоминает про кадровый учёт… А ведь бизнес начинается не с бухгалтерии, а именно с кадров. Чтобы бухгалтер начал работать, его нужно нанять!
Процесс найма и дальнейшее взаимодействие с каждым сотрудником сопровождается объёмным пакетом документов. Большинство из них связано с выполнением требований Трудового кодекса РФ, поэтому нарушение правил ведения кадрового учёта – существенная проблема для компании.
Процесс найма и дальнейшее взаимодействие с каждым сотрудником сопровождается объёмным пакетом документов. Большинство из них связано с выполнением требований Трудового кодекса РФ, поэтому нарушение правил ведения кадрового учёта – существенная проблема для компании.
Нельзя недооценивать важность кадрового учёта
Кадровый учёт (кадровое делопроизводство) – это систематический процесс сбора, организации, хранения и анализа информации о сотрудниках компании. Эти данные используются как внутри компании, так и для внешнего контроля со стороны проверяющих органов.
Организованная система кадрового учёта необходима для:
Организованная система кадрового учёта необходима для:
- соблюдения законодательства в сфере труда;
- управления персоналом;
- расчёта зарплат, социальных выплат;
- учёта рабочего времени и отпусков;
- анализа производительности;
- финансового планирования;
- стратегического планирования.
Виды задач кадрового учёта
- Хранение персональных данных. Ведение и безопасное хранение анкет с личной информацией о каждом сотруднике: ФИО, контактные и паспортные данные, образование, опыт работы и другие сведения.
- Заключение и ведение трудовых договоров. Составление и хранение трудовых договоров с каждым сотрудником, фиксация изменений первоначальных условий договоров.
- Сопровождение рабочей деятельности. Контроль рабочего времени каждого сотрудника (рабочий график, отгулы, отпуска, командировки, больничные листы и другие формы отсутствия), составление и хранение всех приказов, затрагивающих интересы сотрудников.
- Контроль заработной платы и других выплат. Обработка данных, необходимых для расчёта зарплаты и налогов, социальных выплат, премий и вознаграждений, пособий и компенсаций. Хранение документов, подтверждающих обоснованность этих выплат и факт выплат.
- Расторжение трудовых договоров. Составление и хранение документов о прекращении трудовых отношений с сотрудниками, сообщающих причину и подтверждающих законность расторжения договоров.
- Контроль за соблюдением прав сотрудников. Составление и хранение документов, подтверждающих выполнение работодателем обязательств, связанных с охраной труда и другими требованиями законодательства.
- Сбор статистики и систематизация данных. Ведение журналов учёта по сотрудникам и поступающей документации, создание отчётов, обеспечение доступа к документам, выдача справок и выписок сотрудникам.
Воспользуйтесь услугами комплексного ведения бухгалтерского и налогового учёта от СберРешений
В чём сложность ведения кадрового учёта
Для этого нужны ресурсы! Организация системы кадрового учёта – это не одна из функций бухгалтерии, а отдельное направление, которым занимается специалист по кадрам. Если нет возможности нанять такого сотрудника, то задачи кадрового учёта распределяются между руководителями, менеджерами, hr-специалистами и бухгалтерами. В этом случае важно чётко определить зоны ответственности.
Сколько ресурсов потребуется на ведение кадрового учёта, зависит от:
Сколько ресурсов потребуется на ведение кадрового учёта, зависит от:
- размера и структуры компании;
- сферы деятельности компании;
- разнообразия сотрудников и условий их работы;
- темпов изменения состава персонала;
- стабильности рабочих процессов в компании;
- вида ПО, которое используется оптимизации учёта;
- необходимости интеграции с другим ПО.
Обязательные кадровые документы в компании
Даже если в компании только один сотрудник, необходимо подготовить объёмный пакет документов:
⚠ Личные карточки Т-2 больше не являются обязательным документом. Только если это принято у работодателя. В личной карточке сотрудника хранятся сведения о сотруднике: ФИО, номера ИНН и СНИЛС, сведения об образовании и профессии, отпусках, социальных льготах и почётных званиях. Обычно используется типовая форма Т-2, но по желанию работодателя она может изменяться. Копии любых персональных документов добавляются в личное дело только с письменного разрешения сотрудника!
Также в процессе взаимоотношений с сотрудником в его личное дело могут добавляться:
В зависимости от сферы деятельности компании, занимаемой должности и социального статуса сотрудника могут потребоваться дополнительные документы:
- трудовой договор;
- подписанное сотрудником соглашение о персональных данных;
- штатное расписание;
- табель учёта рабочего времени;
- график отпусков;
- локальные нормативные акты (положение о персональных данных, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и пр.);
- журнал регистрации документов.
⚠ Личные карточки Т-2 больше не являются обязательным документом. Только если это принято у работодателя. В личной карточке сотрудника хранятся сведения о сотруднике: ФИО, номера ИНН и СНИЛС, сведения об образовании и профессии, отпусках, социальных льготах и почётных званиях. Обычно используется типовая форма Т-2, но по желанию работодателя она может изменяться. Копии любых персональных документов добавляются в личное дело только с письменного разрешения сотрудника!
Также в процессе взаимоотношений с сотрудником в его личное дело могут добавляться:
- приказы об отпусках, командировках, переводах на новую должность и увольнении;
- приказы о переработках, выплате пособий, выходе в отпуск по уходу за ребёнком, о материальной помощи, премиях и подарках;
- дополнительные соглашения к договору, фиксирующие все изменения первоначальных условий.
В зависимости от сферы деятельности компании, занимаемой должности и социального статуса сотрудника могут потребоваться дополнительные документы:
- документы воинского учёта – для всех военнообязанных сотрудников;
- копии дипломов, сертификатов и удостоверений – для сотрудников на должности, требующей квалификации;
- медицинские книжки и справки о прохождении регулярных осмотров – для сотрудников, работающих с продуктами питания, с детьми и в сфере коммунального и бытового обслуживания;
- справки об отсутствии судимости – для всех сотрудников, работающих с несовершеннолетними;
- журнал проведения инструктажа по охране труда и технике безопасности с отметками о первичном и периодическом (раз в 6 месяцев) инструктаже;
- журнал проведения особых видов инструктажа для сотрудников, задействованных в производственной деятельности (в зависимости от специфики деятельности компании).
Пять распространённых проблем, связанных с ведением кадрового учета в компании
- Недостаточная квалификация кадрового специалиста. Специалист по кадрам или заменяющий его сотрудник может легко справляться с типовыми задачами, но не иметь навыков организации больших объёмов данных или не знать особенностей кадрового учёта в сложных ситуациях.
- Отсутствие контроля за изменениями. Кадровый учёт должен соответствовать требованиям законодательства, которые регулярно редактируются и меняются. Специалист по кадрам должен постоянно отслеживать изменения и тут же внедрять их, а не следовать устаревшим инструкциям.
- Ошибки в данных. Неправильно введённая или неполная информация о сотрудниках может привести к неточностям с расчётом зарплаты, налогов или социальных выплат – серьёзным нарушениям, которые караются штрафами.
- Несвоевременность подготовки документов. Даже в небольшой компании, где изменения в кадрах – это событие, нельзя выполнять всю кадровую работу раз в квартал (или год). Изменения должны фиксироваться по факту, а не в удобное время задним числом.
- Неорганизованный доступ. Проблема может быть в общедоступности документов, нарушающей условия конфиденциальности, или, наоборот, в сложном доступе к ним (когда никто не знает, где искать нужную информацию).
Как избежать ошибок в кадровом учёте
- Автоматизировать систему учёта. Сегодня на рынке есть много программ, которые облегчают хранение и обработку информации о сотрудниках. Они также помогают избежать случайных ошибок, присылают уведомления о необходимых действиях, самостоятельно генерируют документы и отчёты.
- Регулярно отправлять кадровый персонал на обучение. Тренинги и семинары по теме кадрового учёта помогут повысить их компетентность и снизить риск нарушений.
- Усилить контроль за работой отдела кадров. Чёткие должностные инструкции помогут унифицировать процессы, а система двойной проверки данных снизит вероятность ошибок.
- Периодически заказывать внешний аудит кадрового документооборота. Если штатные сотрудники в целом соблюдают необходимые принципы кадрового учёта, но периодически допускают ошибки, можно обратиться к внешним экспертам, специализирующимся на трудовом законодательстве. Они проверят правильность ведения учёта, выявят уязвимости и дадут рекомендации по улучшению кадрового документооборота.
- Передать кадровый учет на аутсорсинг. Если у организации нет ресурсов для качественного учёта кадров, то стоит передать эту задачу сторонней компании, специалисты которой обладают профессиональным опытом и высокой экспертизой в данной области. Такое решение снимет с руководства непрофильные задачи и позволит сосредоточиться на основной деятельности.
Оставить заявку