Плюсы и минусы использования аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета
19 января 2024
Плюсы и минусы использования аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета
Бухгалтер в штате или бухгалтерия на аутсорсинге? Эта статья поможет выбрать, какой вариант подходит вам.

Как и любое решение для бизнеса, аутсорсинг бухгалтерских услуг имеет свои плюсы и минусы. Что перевесит – зависит от выбора аутсорсера, вида услуги и потребностей компании.

Оглавление

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг – это передача определённых функций или процессов на внешнего исполнителя, специализирующегося в нужной области. При этом совсем необязательно отдавать какое-то направление целиком, можно использовать аутсорсинг для выполнения конкретных задач, на которые у компании не хватает внутренних ресурсов. Например, подготовку налоговой отчётности или расчёт заработной платы.
По степени вовлечённости внешних специалистов, аутсорсинг бухгалтерских задач можно разделить на:
  • ведение бухгалтерии «под ключ»;
  • выборочное выполнение задач (либо рутинных и трудозатратных, либо, наоборот, требующих высокой квалификации);
  • экспертное консультирование без участия в процессах.

Функции бухгалтерского аутсорсинга

Операционная

Что включает: учёт доходов и расходов, фиксация сделок, расчёт зарплат.
Чем полезна: заменяет штатного бухгалтера или помогает ему с рутинными задачами.

Регистрирующая

Что включает: работа с первичными документами и отчётностью.
Чем полезна: заменяет главного бухгалтера, помогает вовремя и без ошибок готовить и сдавать в налоговую обязательные отчёты.

Аналитическая

Что включает: анализ финансовых потоков, составление внутренних отчётов, предложения по оптимизации деятельности.
Чем полезна: заменяет финансового директора или помогает ему со сбором аналитических данных и принятием правильных стратегических решений.

Контрольная

Что включает: разовые или регулярные проверки бухгалтерской отчётности.
Чем полезна: помогает выявить ошибки – как случайные, так и системные, а также оценить налоговые риски ведения бизнеса.

Информационная

Что включает: консультационная поддержка компании по вопросам бухгалтерии и налогообложения.
Чем полезна: поддерживает актуальность знаний сотрудников отдела бухгалтерии и руководства, помогает решать сложные нетиповые вопросы.

Управленческая

Что включает: управление и контроль над работой бухгалтерского отдела компании.
Чем полезна: выполняет функции главного бухгалтера или начальника финансового отдела, избавляет от необходимости искать высококвалифицированные кадры в штат.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Три месяца ведения бухгалтерии за 1 ₽
Получите три месяца сервиса «Моя бухгалтерия Аутсорсинг» и квартальный отчет за 1 ₽
  • Команда специалистов, которых не нужно искать. В аутсорсинговой компании работает много узкопрофильных сотрудников, которые готовы прийти к вам на помощь. Эксперты с релевантным опытом подбираются под каждую вашу задачу. При использовании аутсорсинга у вас не будет проблем с кадрами.
  • Эффективное использование ресурсов. При найме сотрудника в штат вы будете платить ему зарплату за полное время, даже если ваши задачи занимают всего 30 часов в месяц. На аутсорсе вы можете оплатить только необходимое количество часов и не переплачивать за простой.
  • Готовность к резкому изменению объёмов. Не нужно увольнять или нанимать сотрудников, если число задач резко изменилось. Достаточно поменять тариф в соответствии с вашими потребностями.
  • Передача рисков. Аутсорсинговая компания обычно страхует свою профессиональную ответственность. Если по её вине клиенту выпишут штраф, то она возместит ущерб. Взыскать компенсацию за ошибку со штатного бухгалтера можно только, если вы заключили с ним договор о полной материальной ответственности. Но нормальный бухгалтер такой договор ни за что не подпишет, так как качество его работы также зависит и от процессов в компании, на которые он не может повлиять.
  • Сохранение свободы решений. Наём сотрудника – это серьёзные обязательства. Его будет сложно уволить, если он не оправдает ожиданий. Сменить аутсорсера просто. Вы в любой момент можете расторгнуть договор и заключить новый с другой фирмой.
  • Помощь с автоматизацией и организацией бухучёта. Имея большой опыт, аутсорсер поможет правильно организовать бухгалтерию в компании, перейти на электронный документооборот, упростить обмен документами, сделать процессы прозрачнее и современнее.

Недостатки аутсорсинга бухгалтерии

  • Риск ошибиться с выбором аутсорсера. Даже при наличии договора на полное ведение бухгалтерии компания не освобождается от налоговой, административной, гражданской и уголовной ответственности. При этом она не может самостоятельно контролировать качество и зависит от аутсорсера. Если он не надёжен или не имеет страховки, это может вызвать проблемы.
  • Риск утечки личной информации. Передавая конфиденциальную информацию третьему лицу, важно убедиться в безопасности её хранения и предусмотреть ответственность за разглашение в договоре.
  • Плата за дополнительные услуги. Своему сотруднику можно дать новые задачи, не повышая зарплаты. Обязанности аутсорсера чётко определены договором, а все дополнительные услуги требуют дополнительной оплаты.
  • Ограниченный контроль над процессами. Доступ к базам, программам учёта и аналитике может быть ограничен. Нельзя вносить срочные изменения или сформировать внеплановый отчёт самостоятельно. Это может стать проблемой для тех, кто не привык работать по правилам и предпочитает неформальную коммуникацию.

Аутсорсинговая компания или частный аутсорсер на фрилансе – что лучше?

Этот вопрос обычно появляется у малого бизнеса, когда бухгалтерских задач немного и нанимать штатного бухгалтера не имеет смысла. Крупные компании редко обращаются к частным специалистам, так как им нужны ресурсы, которые один человек, или даже небольшая команда, не может дать.

Так кого же выбирать при небольшом количестве задач? Давайте рассмотрим плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге в специализированной компании и у фрилансера.
Частный аутсорсер может согласиться под ваши условия и подстроить работу под вас. Это удобно, если у вас особенные требования к коммуникации или нетипичные задачи. Важно, чтобы вы разбирались в этих задачах на уровне, необходимом для самостоятельного контроля, или доверяли эксперту на 100%.

Аутсорсинговая компания способна организовать процессы за вас, а также автоматизировать их, чтобы вы тратили меньше времени на постановку задач и получение результата. Вам не придётся ни в чём разбираться и беспокоиться о качестве. Это идеальный вариант для начинающих предпринимателей. Главное – выбрать современную компанию с хорошей репутацией.

Вывод. Качественный аутсорсинг подходит всем

В первую очередь:

  • компаниям, у которых нет задач на полную занятость штатного бухгалтера;
  • сезонному бизнесу;
  • международному бизнесу и компаниям в отраслях, налогообложение которых регулируется особым образом;
  • малым и средним предприятиям, стремящихся оптимизировать расходы на зарплате и налогах штатных сотрудников;
  • организациям, нуждающимся в гибкости и масштабируемости бухгалтерских услуг;
  • компаниям, которые хотят сосредоточить внутренние ресурсы на основных задачах и не отвлекаться на контроль учётных функций;
  • бизнесу из регионов, который хочет получить доступ к экспертизе.
А также в сложных случаях:

  • компаниям с высокой степенью конфиденциальности данных;
  • предприятиям, где процессы бухгалтерии тесно интегрированы с другими системами и требуют постоянного внутреннего контроля;
  • компаниям, которые нуждаются в специфических адаптациях бухгалтерского процесса.
Организациям из последнего списка необходимо тщательно выбирать аутсорсера, чьи возможности соответствуют уровню сложности задач.
Оставить заявку

Размер компании