Трудовые книжки: изменения осени 2021 года и новая форма СЗВ-ТД

Документы, подтверждающие официальное трудоустройство, продолжают модернизировать, отменять или дополнять. Как бухгалтеру и кадровику не запутаться в современных правилах и требованиях? В этой статье мы расставим «все точки над i» в новых правилах оформления и ведения трудовых книжек, а также необходимой для всех формы сведений о трудовой деятельности.

Задумка законодателей, а именно полный переход на электронные (ЭТК) и отказ от бумажных трудовых, не сработала. По данным ПФР на 29 декабря 2020 года на ЭТК согласились 6 млн из 47 млн работающих по трудовым договорам.

12,8% — это капля в море бумажных кадровых документах. Поэтому все-таки пришлось обновить требования к бумажным версиям, устранить противоречия и отменить устаревшие инструкции.

С 1 января 2023 года всем сотрудникам, сохранившим бумажную трудовую, у кого книжка закончилась или испортилась, нужно выдавать документ по новой форме (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Значит поголовно менять всем не надо, а только по необходимости. Если до конца 2022 года у вас в запасниках еще сохранились трудовые серии ТК-V, то можете и в 2023 выдавать старые бланки.
В новых бланках можно заметить следующие перемены:

на титульной странице появилась возможность не указывать отчество работника и печать организации.

изменилось количество страниц.

На этом визуальные изменения заканчиваются. Переходим к особенностям порядка ведения и хранения.

Кстати, на старые бланки он распространяется уже с 1 сентября текущего года:
1. Удаленщикам разрешили присылать книжку по почте, а не только приносить лично, чтобы получить новую запись.
2. Писать, по-прежнему, разрешается ручками со световодостойкими чернилами или проставлять штампы. Можно заполнять документ комбинированным способом: часть сведений вносить штампом, а часть вписывать вручную.
3. Отметку о любом кадровом изменении, кроме увольнения, нужно поставить в течение 5 рабочих дней. Запись об увольнении должна появиться в последний рабочий день сотрудника.
4. В графу 4 для отражения перевода с временной работы на постоянную необходимо вписать сразу оба приказа: о переводе на временную работу и обратно на постоянную.

5. Сведения о совместительстве может вносить не только основной работодатель (на основании чужого приказа), но и работодатель по месту совмещения. При увольнении совместитель может обратиться ко второму работодателю, чтобы тот поставил сразу две отметки «о приеме» и «об увольнении», т. е. соблюдать хронологию событий стало необязательно.

6. Если на титульном листе трудовой книжки отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Раздела VI Правил).

7. Определились, когда бумажную книжку выдавать на руки. При увольнении — однозначно не позднее дня увольнения. При переходе на ЭТК — в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления.

8. Не нужно заставлять работников визировать запись их увольнения. В обязательном порядке ставится печать (при наличии) и подпись руководителя или ответственного сотрудника кадровой службы.

9. По самостоятельно разработанной форме и без сургучной печати продолжаем вести журналы:

• чистых бланков книжек и вкладышей в них — все сведения о получении и расходовании бланков;
• трудовых книжек работников и вкладышей в них — принятые на хранение трудовые книжки.

10. На титульной странице в строку «образование» вносятся только сведения о законченном образовании.

В переписанных новых Правилах отсутствуют некоторые требования. Например, можно не знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Также нет надобности вносить в книжку запись об отбывании сотрудником наказания в виде исправительных работ.

Если все ваши сотрудники перешли на ЭТК, то предыдущий чек-лист вам может и не понадобиться. Но однозначно всем работодателям нужно ознакомиться с правилами заполнения СЗВ-ТД.

С 1 августа в сведениях о трудовой деятельности требуется указывать информацию о правопреемнике работодателя, код выполняемой функции и отметку о работе в регионах Крайнего Севера.

Несмотря на то, что форма была утверждена в конце 2019, а последняя корректировка вышла в конце 2020 года, к заполнению графы 6 многие оказались не готовы. «Код выполняемой работы» — это не только закодированный номер занимаемой должности, он скрывает, какую работу сотрудник выполняет фактически.

Код занимает пять знаков в формате ХХХХ.Х.

Искать и собирать его нужно самостоятельно, руководствуясь Общероссийским классификатором занятий.

Для начала определитесь с первой основной группой. Кто перед вами, руководитель (1) или неквалифицированный рабочий (9):

Специалисты высшего уровня квалификации отличаются от среднего тем, что для выполнения своих трудовых функций они должны иметь высшее образование или ученую степень.

Подбирая вторую цифру к коду, нужно искать по сфере, области знаний и деятельности.

После того как выяснили в какой сфере работает сотрудник, выбираем внутри нее направление деятельности.

Уже почти выбрав должность, продолжаем искать более емкое и точное определение выполняемой функции. Четвертая цифра кода — то начальная группа.

Например, код бухгалтера «2411.6», собирается следующим образом:

• 2 — специалисты высшего уровня квалификации (без «вышки» никуда);
• 24 — специалисты в сфере бизнеса и администрирования (почти управляют бизнесом);
• 241 — специалисты по финансовой деятельности (точнее управляют деньгами бизнеса);
• 2411 — бухгалтеры;
• 6 — контрольное число.

Аналогичным способом получается код юриста — «2611.8» или код руководителя организации «1120.9». Код главного бухгалтера также нужно искать среди руководителей — «1120.9» или управляющие финансовой деятельностью.

Код выполняемой функции обязаны заполнять все работодатели, но не во всех случаях только, когда в кадровом мероприятии называется должность застрахованного лица:

• прием на работу;
• увольнение;
• перевод на другую должность;
• присвоение квалификации;
• запрет суда занимать должность.

Например, когда работник обратился с заявлением о переходе с бумажной на ЭТК, или у его работодателя изменилось наименование, пятизначный код указывать не потребуется.