Будущее в кадровом аутсорсинге или Почему вам пора забыть о расчете зарплаты и проблемах с HR

Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы такой формы аутсорсинга, как управление персоналом. Она может заинтересовать не только крупных работодателей, желающих снизить затраты на кадровое администрирование, но и малый бизнес, собственники которого не могут позволить себе содержать в штате не только высококвалифицированного HR-специалиста, но и традиционного кадровика.

Но прежде всего...

Абсолютно. ТК РФ запрещен лишь заемный труд, в рамках которого сотрудник осуществляет свои функции в интересах, под контролем и управлением лица, не являющегося формально его работодателем. Подобные схемы запрещены (ст. 56.1 ТК РФ), при выявлении подобных «неформальных» отношений виновные могут понести ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Аутсорсинг — иное дело. Вы заключаете с исполнителем гражданско-правовой договор, например, на сопровождение процессов кадрового администрирования, и получаете все блага от работы профессионалов, не заботясь об обязанностях работодателя. Исполнитель контролирует своих сотрудников без «передачи» их вам. Признаки контроля и управления «не-работодателем» отсутствуют, следовательно, нет оснований полагать наличие запрещенного заемного труда.

Какие формы кадрового аутсорсинга возможны?

Практика показывает, что чаще всего собственники бизнеса задумываются о передаче на аутсорс расчёт заработной платы. По мере развития любой фирмы этот процесс оттягивает на себя все больше средств и времени, отвлекая квалифицированных специалистов от решения более масштабных вопросов. Поручая расчет зарплаты менее умелым сотрудникам, работодатель немало рискует (ошибки, претензии контролеров, текучка обиженных кадров и проч.) Передача расчета зарплаты на аутсорсинг позволяет не просто безошибочно рассчитывать зарплату и иные выплаты сотрудникам, но и решать целый ряд проблем:

• снизить затраты на бухгалтерскую и кадровую службу, на IT-инфраструктуру, содержание, поддержание в актуальном состоянии профильного ПО;
• исключить внутреннее утечки данных и информации;
• внедрить эффективные контрольные инструменты,

а также избежать обязательного процесса отслеживания поправок и изменений в законодательстве и подзаконных актах.

Выбирая исполнителя, обязательно обратите внимание на объем предлагаемых работ. Должны фигурировать не просто услуги по расчету зарплаты, надбавок, премий, доплат, пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, но и, как минимум, расчет среднего заработка при оплате отпусков, определения базы по НДФЛ, формирование платежек и иных документов по итогам расчетов, подача отчетности, в том числе корректирующей и т.п.

По мере роста, развития, расширения штатов возникает насущная необходимость в эффективном кадровом администрировании. Вариант поиска сотрудников «по знакомым» уже не работает, огрехи в оформлении кадровых событий уже не решаются в частном порядке, поскольку не со всеми сотрудниками имеется личный контакт. И угроза судебных исков, а равно и претензий ГИТ становится все более реальной, поскольку просто не хватает рук на оформление всей необходимой документации, ведения реестров, графиков и проч.

Передача на аутсорсинг кадрового администрирования позволяет, в частности, решать вопросы:

• автоматизации кадрового учета;
• минимизации расходов и рисков при поиске, адаптации, обучении, ротации сотрудников;
• максимально корректного оформления всех ключевых событий по кадрам — от заключения трудового договора до расторжения такового;
• аккуратного ведения регистрационных журналов, табеля учёта рабочего времени;
• формирования и ведения документов организационно-распорядительного характера, по поводу которых чаще всего возникают претензии — например, графики отпусков и т.п.;
• оформление изменений условий труда;
• составление, согласование, оформление допсоглашений;
• оформление иностранных работников,

и, конечно, подготовки отчётности, в том числе форм СЗВ-М, СЗВ-ТД и проч.

Квалифицированные сотрудники — это ценный, но дефицитный и порой проблемный «актив», требующий квалифицированного подхода. HR-аутсорсинг позволяет решать насущные проблемы организационного дизайна, управления талантами, эффективностью и изменениями, оптимизации HR-процессов, КЭДО, предоставляя все блага без необходимости содержать на постоянной основе высококвалифицированного (и дорогостоящего) HR-специалиста.

Минусы (точнее, особенности) кадрового аутсорсинга

Сомнения в законности аутсорсинга кадровой службы — не единственное препятствие для того чтобы начать получать все его плюсы. Многие эксперты спрашивают: а персональные данные? Сомнения в законности передачи аутсорсинговой компании персональных данных сотрудников оправданы. Это, без сомнения, минус, но стоит провести лишь одну черту — и он превращается в плюс. Сейчас поясним.

Черта эта — получение от сотрудника согласия на передачу данных, как того требует закон (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Причем на каждую передачу необходимо отдельное согласие, в котором должны быть отражены данные:

• об объеме обрабатываемых персональных данных;
• о целях;
• о способах обработки;
• о действиях, с ними совершаемых;
• о сторонней организации (в т.ч. наименование, адрес, ИНН, КПП, ОГРН).

Полагаем, что реакция на просьбу представить такое согласие легко выявит нелояльных сотрудников, от которых можно ожидать различных сюрпризов, что оздоровит климат в коллективе.

Есть еще один момент: а трудовые книжки? Да, есть такой момент, но минусом его нельзя назвать, скорее, особенностью: перепоручить аутсорсеру трудовые книжки нельзя, они должны оставаться у вас, работодателя. И форма книжек — традиционные или электронные, — ничего не меняет, за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность по-прежнему несет работодатель (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Так что передать кадровый учет на аутсорсинг вы имеете полное право, но трудовые книжки — передать нельзя. Равно как и право подписи всей кадровой документации — это прямой путь санкциям за использование заемного труда по ст. 5.27 КоАП РФ. Но так ли это важно по сравнению с иными преимуществами? Решать вам.

Полагаем, что сказанного достаточно для того, чтобы перестать с опаской посматривать в сторону аутсорсинга кадрового учета и в полной мере оценить возможности, предоставляемые им для развития вашего дела.