КЭДО — что это такое и как поможет вашему бизнесу

В 2021 году российское законодательство (ФЗ № 377-ФЗ) разрешило вести КДП в электронном формате. Однако оформление документов должно соответствовать требованиям Минтруда (ч. 7 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ). Работодатели имеют право выбрать продолжать использовать физические носители или перейти на КЭДО (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Для перехода понадобится разработать внутреннюю документацию, в которой будет указана выбранная информационная система, порядок доступа к ней. Также необходимо собрать с сотрудников согласие о переходе на кадровый электронный документооборот и ознакомить их с текстом положения о КЭДО.

Сегодня цифровизация КДП — полностью добровольная инициатива. При этом правительство активно стимулирует цифровизацию КДП. С 2024 года в эксперимент по внедрению электронного документооборота уже включили государственные компании и другие типы организаций. В ближайшие несколько лет КЭДО может стать обязательным для всех юрлиц.

Системы кадрового электронного документооборота позволяют обмениваться большинством документов сотрудников. Все 160 видов перечислены в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.

Но существуют и исключения. Некоторые типы документов все же необходимо хранить в оригинале на физических носителях.

К ним относятся:

• документы об увольнении;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• журналы с инструктажами по охране труда.

Электронная подпись (ЭП) — это аналог собственноручной подписи. ЭП позволяет компаниям работать с кадровыми документами в электронном виде.

Выделяют три вида ЭП:

• Простая (ПЭП). Базовый тип ЭП, самый ненадежный из всех. Чаще всего используется для заверения документов, не связанных с повышенным уровнем информационной безопасности. Можно выпустить самостоятельно. Для получения ПЭП необходимо зарегистрироваться на сайте, в приложении или на портале, где ее будут использовать, и придумать логин и пароль. Услуга бесплатна.
• Неквалифицированная (УНЭП). Обладает более высоким уровнем защиты, чем ПЭП. Отображает изменения в документе, что делает ее подходящей как для внутреннего, так и для внешнего ЭДО. Выпускается в аккредитованных удостоверяющих центрах.
• Квалифицированная (УКЭП). Наиболее защищенная и юридически значимая форма электронной подписи. Обладает самой высокой степенью защиты. Выдается только после прохождения процедуры удостоверения личности в удостоверяющем центре.

Рассмотрим, какие типы ЭП для чего подходят.

Продолжительность внедрения кадрового электронного документооборота зависит от масштаба организации. Чем больше коллектив, тем сложнее протекают процессы КДП, и тем больше ресурсов потребуется на интеграцию нового решения. Для компаний со 100 сотрудниками внедрение может занимать до трех месяцев, для 5000-8000 — шесть-восемь месяцев, для 20000 — около года.

Переход КЭДО можно разделить на несколько основных этапов.

Оценка потребностей и выбор оптимальной системы
На рынке представлено большое количество решений для КЭДО, которые отличаются функциональными возможностями, стоимостью и уровнем информационной безопасности. Важно четко определить, какие аспекты наиболее значимы: интеграция с другими программными продуктами, возможность работать с удаленщиками, доступная цена или другие факторы.

Для удобства выбора можно составить сравнительную таблицу решений от разных провайдеров. Важно, чтобы критерии к ней разрабатывали не только специалисты отдела КДП, но и те, кто будет работать с системой КЭДО. IT-отделу важны возможности интеграции с другими решениями и вопрос безопасности данных. А юристам необходимо, чтобы провайдер соблюдал требования законов о КЭДО.

Создание рабочей группы проекта
Сотрудниками, которые будут отвечать за проект КЭДО, могут стать как инициаторы цифровизации, так и назначенные специалисты. Чаще идея о переходе на КЭДО принадлежит сотрудникам отдела КДП и IT-специалистам. Первые выступают за автоматизацию тех процессов, с которыми сами сталкиваются ежедневно. Вторые поддерживают общий вектор цифровизации в компаниях. Как правило, именно они становятся главными сторонниками перехода на электронные документы, вдохновляют своих коллег и развеивают их сомнения.

Настройка кадровых процессов и подготовка документации
Перед тем как перейти к использованию системы КЭДО, необходимо провести анализ существующих кадровых процессов. Нужно выявить все шаги работы с документами сотрудников и определить возможные слабые места.

Результат анализа — схема или таблица со сроками подписания документов и перечнем должностей, которые участвуют в процессе.

На этапе внедрения настраивают процессы согласования, определяют роли пользователей и уровни доступа. Также важно заранее решить, какие документы перейдут в электронный формат и как сотрудники будут их подписывать. Не стоит забывать и о подготовке внутренней документации в соответствии с ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. К ней относится ЛНА о переходе на КЭДО и уведомление сотрудников об этом. Также работники должны дать письменное согласие на переход.

Знакомство команды с КЭДО
Если коллектив понимает, как правильно работать с системой и какие выгоды это принесет, проект КЭДО будет успешным. На старте проекта стоит рассказать команде, как цифровизация ускоряет процессы и минимизирует ошибки.

Также важно организовать обучение ключевым функциям КЭДО для кадровиков и линейных сотрудников. Это даст им возможность опробовать систему на практике и адаптироваться к новому процессу.