Как правильно ответить на требование налоговой: рекомендации и примеры ответов

Налоговые органы регулярно направляют компаниям и физическим лицам требования с просьбой предоставить документы или пояснения. Такие запросы поступают в ходе камеральных и встречных проверок, при сверке данных или контроле крупных сделок. От качества и своевременности ответа зависит результат проверки и возможные доначисления.

Рассказываем в статье, как ответить на требование налоговой так, чтобы не допустить ошибок: уложиться в срок, дать полную информацию, правильно оформить документы. Это поможет избежать штрафов и углубленных проверок с выездом инспекторов.

В этой статье:

• Как налоговая инспекция передает или присылает требования
• Какие документы и информацию запрашивает налоговая инспекция
• Срок и формат предоставления ответа на требование налоговой
• Как дать ответ на требование налоговой
• Какие штрафы грозят, если не предоставить ответ вовремя
• Как правильно работать с требованиями ИФНС

ИФНС запрашивает документы у организаций и предпринимателей в ходе проверок. Запросы могут касаться первичных документов, бухгалтерских записей или информации о конкретных операциях.
Налоговые инспекторы вручают требование лично под подпись только при выездной проверке, когда находятся на объекте налогоплательщика.

В остальных случаях запросы отправляют почтой России заказным письмом или через электронные каналы связи. Требования приходят через операторов ЭДО или в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Налоговая выбирает способ доставки требования по своему усмотрению. Исключение — компании, которые подают отчеты в электронном виде. Они автоматически получают все запросы через ТКС.

Все элементы метода бухучёта — по сути, инструменты. Они нужны для выстраивания системы и подготовки отчётности. У каждого своя роль. Одни элементы помогают собирать первичную информацию. Другие нужны для её обработки и группировки. Третьи обобщают данные и представляют их в форме отчётов. Все они связаны между собой и дополняют друг друга.

Основными элементами метода бухгалтерского учёта являются:

• Документирование. Это фундамент работы с финансовыми данными. Каждое действие компании — покупка, продажа, оплата — должно быть подтверждено правильно оформленным документом: накладной, чеком, актом или договором. Без правильно оформленного документа операцию нельзя отразить в учёте.
• Оценка. Она переводит все активы и обязательства предприятия в денежный эквивалент. Это делает разные объекты сопоставимыми между собой и позволяет их сравнивать
• Бухгалтерские счета. Это способ группировки однородных операций. Каждый счёт похож на папку, где собираются данные об определённом виде имущества или обязательств. Это помогает быстро находить и анализировать нужные сведения.
• Двойная запись. Она обеспечивает точность и исключает ошибки. Каждая операция отражается дважды: один раз как приход на одном счёте, второй — как расход на другом счёте.
• Инвентаризация. Ревизии нужны для сверки учётных данные с реальностью. С помощью инвентаризации можно выявить расхождения между бухгалтерскими записями и реальным положением дел.
• Калькулирование. Это определения затрат на производство продукции или услуг. Оно собирает все расходы, помогает рассчитать себестоимость и установить правильную цену продажи.
• Бухгалтерский баланс. Он показывает состояние компании на определенную дату. В нем отражается всё имущество организации и источники его появления. Баланс всегда имеет две части.
• Бухгалтерская отчетность — итоговые документы за период. Она включает несколько форм, которые показывают финансовое положение организации, её прибыли и убытки, движение денег.

Налоговые органы запрашивают документы и пояснения в разных ситуациях — от плановых проверок до контроля отдельных операций. Понимание оснований для запросов помогает правильно оценить ситуацию и подготовить ответ.

При камеральной проверке инспекторы фокусируются на конкретной декларации, при выездной — изучают деятельность за несколько лет. Встречные проверки у контрагентов могут затронуть любые периоды совместной работы.

Камеральная проверка запускается автоматически после подачи каждой декларации или расчета. На первом этапе система самостоятельно анализирует отчетность без участия инспектора.

При обнаружении нарушений или подозрительных моментов общая проверка переходит в углубленную. Налоговая может запросить пояснения и документы за период, по которому подана декларация или отчёт, если обнаружит:

• Слишком низкую налоговую нагрузку по сравнению с аналогичными компаниями. Это может указывать на сокрытие доходов или необоснованное занижение налогов. Инспекторы запросят пояснения и документы, подтверждающие операции.
• Постоянные убытки на протяжении ряда периодов. Длительная убыточность вызывает вопросы о достоверности отчётности. Надо предоставить первичные документы по основным операциям.
• Крупные суммы заявленных льгот и вычетов. Большие льготы могут применяться неправомерно. Налоговики запросят документы, подтверждающие право на льготы, и пояснения о порядке их расчёта.
• Заявления о возмещении НДС. Возмещение может быть необоснованным из-за фиктивных операций или неправильного применения ставок. Потребуют документы по экспортным операциям, счета-фактуры от поставщиков и пояснения по спорным сделкам.
• Нулевую рентабельность (доходы равны расходам). Работа «в ноль» может скрывать реальную прибыль. Запросят расшифровку доходов и расходов, первичные документы по крупным операциям.
• Подозрительно низкую зарплату сотрудников. Это может указывать на выплаты «в конверте» и уклонение от налогов с доходов физических лиц. Инспекторы попросят объяснить систему оплаты труда и документы по расчёту зарплаты.

Выездная проверка нацелена на поиск налоговых нарушений непосредственно на территории компании. На месте проверяют подлинность первичных документов, сопоставляют данные учета с фактическим состоянием активов, анализируют денежные потоки. Инспекторы ищут признаки работы с фиктивными контрагентами, необоснованного применения льгот, сокрытия доходов или завышения расходов.

Типичные нарушения, которые выявляют при выездных проверках:

• работа с однодневками и получение документов за несуществующие операции;
• искусственное дробление бизнеса для снижения налоговой нагрузки;
• необоснованное получение налогового вычета по НДС или возмещения из бюджета;
• неправомерное применение пониженных ставок или льгот по налогам;
• занижение налоговой базы за счет фиктивных расходов;
• ведение неучтенной наличности.

Сотрудники инспекции могут потребовать бухгалтерские регистры, кадровые документы, договоры, банковские справки и любые материалы, связанные с расчётом налогов и взносов.
Документы запрашивают за период, указанный в решении о проверке. Налоговики могут выявить нарушения за последние три года. Если прошло больше времени, применяют срок давности.

Налоговая собирает информацию о компании через ее деловых партнеров для подготовки к выездным проверкам или подтверждения данных при камеральном контроле. Встречные проверки помогают установить реальность сделок и движения товаров.

Инспекторы проверяют у контрагентов документы по спорным операциям, чтобы убедиться в их достоверности. Например, если компания заявила крупные расходы на услуги подрядчика, налоговая может запросить у подрядчика документы по этому договору и проверить, отражал ли он соответствующие доходы.

Встречные проверки помогают выявить схемы с однодневками, когда компании получают документы за фиктивные операции. Если у контрагента нет реального офиса, персонала или активов для выполнения работ, это становится основанием для доначислений.

Инспекторы обращаются к контрагентам компании с требованием о предоставлении документов по совместным сделкам. Они могут запросить договоры, накладные, счета-фактуры и другие бумаги за любой период.

Время для подготовки ответа зависит от способа получения требования от ИФНС. Каждый канал доставки имеет свои особенности расчёта срока:

• Если вы получили требование от инспектора, то отсчет начинается с этого дня. На подготовку ответа дают пять рабочих дней.
• Когда письмо доставляет почта, то срок стартует на шестой рабочий день после отправки из ИФНС. Ответить надо в течение 11 рабочих дней от момента отправки.
• Если требование пришло по ТКС, то время считают с даты отправки уведомления о получении. На предоставление ответа есть 11 рабочих дней с этого момента.
• Когда требование размещено в личном кабинете, то отсчёт ведут с дня, следующего за появлением документа. На ответ дают шесть рабочих дней.

Отвечать можно в любом формате — отправить бумажное письмо или написать электронное. Исключение составляют плательщики НДС, которые обязаны отвечать только в электронном виде через операторов ЭДО.

Содержание ответа зависит от типа запроса налоговой. Инспекторы могут просить документы или пояснения к отчётности и операциям компании.

При работе с бумажными документами нужно подготовить заверенные копии и составить опись. Руководитель ставит подпись на каждой копии и подтверждает соответствие оригиналу.

Для электронного документооборота готовят сканированные копии, заверенные электронной подписью руководителя, и составляют электронную опись.

Если запрашиваемого документа не существует или он утрачен, в ответе объясняют причины отсутствия. Указывают, почему документ не ведется или по каким обстоятельствам был утерян.

Образцы того, как написать пояснения

Пример 1 — пояснение по доходам:
«В отчете за III квартал 2024 года по строке 030 (доходы от реализации) отражена сумма 250 000 рублей. Это доходы от аренды офисного помещения по адресу г. Москва, ул. Примерная, д. 15, согласно договору аренды № 45 от 15.01.2024. Арендатор — ООО "Партнер", ИНН 7701234567. Помесячная арендная плата составляет 83 333,33 рубля. За III квартал получено 250 000 рублей (83 333,33 × 3 месяца).»

Пример 2 — пояснение расхождений между отчётами:
«Доходы в декларации по налогу на прибыль за 6 месяцев 2024 года меньше выручки в декларациях по НДС за I и II кварталы из-за возврата товара поставщику во II квартале. Покупатель вернул бракованную продукцию на сумму 28 462 рубля. В декларации по НДС НДС в размере 569,24 рубля был восстановлен к доплате. В декларации по прибыли доходы уменьшены на сумму возврата согласно корректировочному счету-фактуре.»

Пример 3 — пояснение по низким зарплатам:
«Средняя заработная плата сотрудников за 2024 год составила 18 500 рублей. Компания работает в сфере клининговых услуг и привлекает сотрудников на неполный рабочий день. Из 12 работников 8 человек трудятся по 4 часа в день, 4 человека — полный день. Почасовая оплата составляет 200 рублей, что соответствует региональному минимуму. Дополнительных выплат наличными или в натуральной форме компания не производит. Трудовые договоры заключены в соответствии с ТК РФ.»

Если не ответить на требование ИФНС в срок, то налогоплательщика ждёт административная ответственность. Размер штрафа зависит от типа запрашиваемой информации и вида проверки.

За непредставление документов:

• 200 рублей за каждый документ при камеральной или выездной проверке;
• 200 рублей за каждый документ при запросах вне проверок;
• 10 000 рублей за каждый документ при встречной проверке;

За непредставление пояснений:

• 5 000 рублей за каждое пояснение или информацию при любом виде контроля;
• 20 000 рублей при повторном нарушении в течение календарного года.

Штрафы применяют за каждый непредставленный документ или пояснение отдельно. Если в требовании запрошено 10 документов и 2 пояснения, а компания не ответила совсем, общая сумма штрафа может составить несколько десятков тысяч рублей.

Налоговая может применить штраф даже при частичном невыполнении требования. Предоставление неполного комплекта документов или неполных пояснений рассматривают как нарушение срока ответа.

Успешное взаимодействие с налоговой требует системного подхода и внимания к деталям. Основа правильной работы — строгое соблюдение установленных сроков ответа. Опоздание даже на один день влечет штрафные санкции.

Ответы должны быть краткими, конкретными и полностью раскрывать поставленные вопросы. Предоставляйте все запрашиваемые документы в полном объеме — частичное выполнение требования налоговая расценивает как нарушение. При больших объемах отчетности и частых запросах от ИФНС стоит рассмотреть передачу учета на аутсорсинг. Профильные специалисты знают тонкости налогового законодательства, умеют грамотно оформлять ответы и минимизируют риски конфликтов с контролирующими органами.