Как организовать профессиональное бухгалтерское обслуживание компании

Бухгалтерское обслуживание — неотъемлемая часть работы бизнеса. Компании обязаны вести учёт и предоставлять отчётность независимо от активности деятельности и финансовых результатов.

Профессиональное сопровождение решает две задачи. С одной стороны, это защищает бизнес от претензий и штрафов со стороны контролирующих органов. С другой — дает собственнику полную картину финансового состояния компании.

Данные бухгалтерского учёта показывают реальное положение дел. На их основе владелец оценивает эффективность работы, планирует развитие, принимает решения о привлечении инвестиций или кредита. Поэтому грамотное бухгалтерское обслуживание — это, прежде всего, инструмент управления бизнесом.

Разбираем, как его организовать и что может входить в услуги бухгалтерского и налогового учёта.

В этой статье:

• Что понимают под бухгалтерским обслуживанием организации
• Какие есть форматы бухгалтерского обслуживания
• Кому подойдут бухгалтерские услуги на аутсорсе
• Чем отличаются онлайн-сервисы и аутсорсинг бухгалтерии
• Сколько стоят услуги в налоговом и бухучёте
• Плюсы и минусы бухгалтерского обслуживания компании

Бухгалтерское обслуживание — комплекс услуг по ведению учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В первую очередь это:

• Работа с документами, которые подтверждают операции компании. В них входят счета-фактуры, накладные, акты, ордера, договоры. На основании этих документов операции отражают в учётных регистрах.
• Учёт всех объектов. Это основные и денежные средства, финансовые вложения и нематериальные активы, запасы материалов и продукции, дебиторская и кредиторская задолженности.
• Налоговый учёт. Он включает определение налоговой базы и расчёта налогов на основе первичных документов, применение льгот, ведение налоговых регистров и подготовку деклараций.
• Кадровое делопроизводство. В него входят все расчёты с персоналом от зарплаты до отпускных и больничных, а также перечисления страховых взносов, подача отчётов в ФНС, Росстат и СФР.
• Подготовка и сдача отчётности. В установленные сроки формируют и сдают бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах, налоговые и статистические отчёты.

Вести бухгалтерию можно самостоятельно или отдать на аутсорсинг. В первом случае в компании есть либо штатный бухгалтер на полной занятости или по совместительству, либо отдельная служба. Во втором — привлеченные профильные специалисты. Они выполняют разный объем работ, в зависимости от потребностей организации.

Бухгалтерское обслуживание привлеченными специалистами может быть организовано в разных форматах.
Комплексное обслуживание подразумевает полную передачу функций по ведению учёта. В этом формате специалисты выполняют все задачи: от обработки первичных документов до формирования отчётности. Такой вариант включает ведение налогового и бухучёта, кадровое делопроизводство, расчёт зарплаты, подготовку и сдачу отчётов.

Выборочное обслуживание предполагает, что ведение учёта бухгалтерии на аутсорсе передано частично. Например, организация отдала внешним специалистам только расчет заработной платы или налоговый учёта. Остальные функции выполняют штатные сотрудники компании.

Формат «Главный бухгалтер» — это вариант, когда привлеченный специалист выполняет задачи руководителя бухгалтерии. Он контролирует работу штатных бухгалтеров, проверяет корректность учёта, подписывает отчётность, консультирует руководство по финансовым вопросам.

Разовая отчётность — подразумевает конкретные услуги, выполняемые единоразово. Например, подготовку деклараций для ИП на упрощёнке, статистических и других отчётов для ООО.

Передача бухгалтерии внешним профильным специалистам эффективна для компаний разного масштаба.

Малому бизнесу аутсорсинг помогает снять часть задач и уделять больше времени развитию. Он актуален при небольшом количестве операций или упрощенной системе налогообложения. В этом случае содержание штатного бухгалтера экономически не оправдано, а профессиональный учёт необходим.

Средний бизнес выбирает аутсорсинг при сложной структуре операций. Компания может работать на разных системах налогообложения, участвовать в госзакупках или вести внешнеэкономическую деятельность. В штате сложно собрать команду специалистов для каждого направления.

Крупный бизнес с филиальной сетью использует аутсорсинг для централизации учёта. Это позволяет внедрить единые стандарты работы в подразделениях и упростить контроль. Большой штат требует серьёзной работы и по кадровому учёту, расчёту зарплат, больничных, отпускных.

Вести учёт и отчётность можно и с помощью специальных сервисов. Это бюджетный вариант, но подходит он не всем. Ведение бухгалтерии онлайн решает задачи учёта, когда объем операций небольшой, нет сотрудников, а доходы или доходы и расходы фиксируют в КУДиР. Работать в таких сервисах удобно ИП на упрощенке или патенте.

У юридических лиц на других системах налогообложения, в том числе при их совмещении, большом штате, количестве и частоте операций, задачи учёта сложнее. Ведение бухгалтерии требует профессионального контроля, которого нет в онлайн-сервисах.

Стоимость зависит от ряда факторов. Это режим налогообложения, количество человек в штате, объём операций по расчётным счетам, документов для учёта, сдаваемой отчётности. Ем больше тарифов предлагает компания-аутсорсер, тем проще выбрать подходящий по цене и пакету услуг.

Профессиональные услуги бухгалтерского учёта помогают сократить расходы и объем задач. Компании не тратит деньги на оборудование рабочих мест, покупку и обновление программ, доступ к справочным системам. Руководитель освобождён от управленческих функций. Ему не надо контролировать работу бухгалтерии, следить за изменениями законодательства, решать вопросы кадрового делопроизводства. Процессы отлажены и не зависят от отпусков, больничных, загрузки сотрудников.

В рамках обслуживания можно получить и дополнительные услуги. Например, восстановление налогового и бухгалтерского учёта, разработка учётной политики, воинский учёт и т.д.

При комплексном ведении бухучёта все операции выполняет аутсорсинговая компания. Надо понимать, что клиент не вмешивается в процессы и не имеет прямого доступа к системе. Назвать это минусом нельзя, так как стороннее вмешательство может отрицательно сказаться на работе.