Кадровый ЭДО (КЭДО): что это такое, как внедряется и реализуется

В ноябре 2021 года в силу вступил Закон № 377-ФЗ, который реализовал поправки в ТК РФ. В том числе, законодательный акт установил порядок ведения делопроизводства в электронном формате — КЭДО. Теперь разрешён электронный обмен документацией без её копирования на бумажном носителе. Разберёмся, как КЭДО работает и как предприятие может организовать процесс.

В этой статье:

Что такое КЭДО
Зачем применяется кадровый электронный документооборот (КЭДО)
Особенности перехода на кадровый ЭДО

Что такое КЭДО

КЭДО — это современный способ работы с кадровой документацией в онлайн-формате. С помощью такого инструмента работодатели и сотрудники могут создавать, подписывать или хранить важные документы исключительно в электронном варианте.

Возможно электронное оформление таких документов, как:

трудовые договоры, включая срочные;
соглашения об имеющейся материальной ответственности;
приказы на отпуск;
распоряжения о назначенных командировках.

Электронные бумаги в кадровом документообороте имеют одинаковую юридическую силу с бумажными аналогами. То есть такие бумаги разрешается использоваться в трудовых спорах в качестве оригиналов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ и 220-ФЗ).

При этом процесс обмена электронными документами отличается от привычного бумажного документооборота. Главным отличием считается необходимость использования специальной программы для кадрового ЭДО. Согласно трудовому законодательству, организации могут выполнять электронный документооборот через государственную платформу «Работа в России» или выбрать подходящую коммерческую систему (ст. 22.1 ТК РФ).

Организация выбирает подходящую систему, внедряет КЭДО и составляет локальные нормативные акты для перехода. Только после этого отдел кадров начинает полноценное ведение электронного документооборота с работниками, согласившимися на использование ЭДО. Выглядит процесс следующим образом:

Кадровик оформляет электронный файл и отправляет его сотруднику через сервис КЭДО.
Сотрудник получает уведомление о новом документе, заходит в систему и подписывает его с помощью электронной подписи (ЭП).
Кадровик получает уведомление о подписании документа.
Если в процессе согласования не участвуют другие лица, то документооборот завершается. А файл сохраняется в системе.

Юридическая сила документов в КЭДО обеспечивается электронными подписями. Существует три вида: квалифицированная (КЭП), неквалифицированная (НЭП) и простая (ПЭП). В зависимости от роли участника документооборота используется соответствующий тип подписи:

Руководители организаций или ИП используют КЭП, которая наделяет электронные документы юридической силой. Такие бумаги принимаются контролирующими органами и судами.
Специалисты по кадровому учёту и бухгалтеры, подписывающие документы от имени работодателя, также используют КЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД).
Работники могут использовать ПЭП или НЭП, если это предусмотрено локальными актами компании.

Для некоторых кадровых документов закон требует обязательного использования квалифицированной подписи. К таким бумагам относятся:

трудовые договоры с работниками;
соглашения о материальной ответственности;
обучение без отрыва от производства;
документы, содержащие изменения в ранее подписанные трудовые договоры.

В электронный формат удаётся перевести большинство кадровой документации предприятия, а также некоторые бухгалтерские и внутренние бумаги. Ограничения накладываются только на распоряжения об увольнении сотрудника, акты о чрезвычайном происшествии на производстве, журнал учета инструктажей по охране труда. Также в бумажном формате оформляются трудовые книжки, если работник не перешёл на её ведение в электронном варианте.

Зачем применяется кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Наличие КЭДО имеет ряд преимуществ для предприятия. Директору компании такой документооборот даёт следующее:

Экономия бюджета на пересылке документов, сокращение затрат на бумагу и почтовые услуги.
Ускоренный сбор юридически значимых доказательств, что снижает риски штрафов со стороны налоговых органов.
Повышение эффективности работы: выполнение большего объёма задач с тем же количеством сотрудников.

Возможно выделить и плюсы для бухгалтера (кадровика):

Автоматическая передача документации по маршруту согласования и подписания.
Интеграция с учётной системой для упрощения учёта и отчётности.
Экономия времени на сборе и контроле документов.
Безопасное и удобное электронное хранение кадровых документов.

Кадровик может создавать документы в привычном формате, а затем отправлять их онлайн и отслеживать статус подписания. Есть плюсы и для сотрудников:

Дополнительные оповещения о документах, которые требуют внимания, — это ускоряет процесс согласования.
Доступ только к личным файлам, что гарантирует конфиденциальность.
Удобное подписание файлов через телефон или компьютер.

Особенности перехода на кадровый ЭДО

Решение об электронном документообороте — добровольное. Законодательство не обязывает предприятия принудительно отказываться от делопроизводства на бумаге.

Для перехода на КЭДО фирма должна создать и утвердить внутренний нормативный акт, который регламентирует процедуру. В документе указываются необходимые данные:

сведения об используемой информационной системе (через которую будет осуществляться КЭДО);
правила доступа сотрудников к информационной базе (если это требуется);
перечень электронной документации и категорий сотрудников, для которых будет внедрено ЭДО;
срок уведомления работников о переводе на новую систему;
точная дата начала применения нового документооборота.

После утверждения порядка работодатель устанавливает правила кадрового электронного документооборота. Такие правила должны соответствовать законодательству.

Работодатель обязан уведомить работников о переходе на КЭДО и получить согласие в письменной форме. Если сотрудник откажется, он сможет продолжить работать с бумажными документами. Для тех, кто устроился после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на тот момент, согласие не нужно.

Для подписания любых кадровых бумаг в ЭДО сотрудник должен использовать один из трёх вариантов электронной подписи. Некоторые документы (например, трудовые договоры, любые соглашения о материальной ответственности) требуют усиленной неквалифицированной или квалифицированной подписи. В этом случае именно предприятие несёт расходы на оформление подобной подписи для всех работников.

В целом внедрение КЭДО — полезное решение для отдела кадров (а иногда и бухгалтерии). Электронный документооборот экономит время, помогает сократить расходы на печать и в целом упрощает подписание многих бумаг. Также заметно сокращается нагрузка на кадровый отдел — а значит, работодатель может сократить затраты на штат.

Все статьи блога