Электронный кадровый документооборот — тренд 2024 года
07 МАРТА 2024
Электронный кадровый документооборот — тренд 2024 года
Работа с документами переходит в онлайн-формат. Мы получаем электронные счета-фактуры от поставщиков, подписываем договора электронной подписью, участвуем в онлайн-тендерах и отправляем электронные отчёты в налоговую. Это удобно и быстро — не нужно тратить деньги на бумагу, время на встречи и место в офисе под архив.

Единственное, что до последнего остаётся в бумажном формате — это кадровые документы. Не пора ли завершить переход на электронный документооборот? Это проще, чем кажется. 

Оглавление

КЭДО — что это?

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — способ работать с кадровыми документами в онлайне, который не только разрешён на законодательном уровне, но и активно продвигается Минтрудом. Используя КЭДО работодатели и их сотрудники могут создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном формате. Дублирование на бумаге не требуется.
Пока переход на КЭДО осуществляется исключительно по желанию работодателя, но есть вероятность, что в будущем это станет обязанностью для всех.

Закон о КЭДО: история внедрения электронных кадровых документов

16.12.2019 — № 439-ФЗ

Был принят закон о введении электронных трудовых книжек. С 2021 года была отменена выдача новых бумажных трудовых книжек.

24.04.2020 — № 122-ФЗ

Госдума приняла закон о проведении эксперимента, в ходе которого ряд крупных российских компаний попробовали вести кадровый учёт исключительно в электронном формате. Эксперимент прошёл успешно и даже был продлён на дополнительные 7,5 месяцев.

22.11.2021 — № 377-ФЗ

КЭДО стал доступен всем компаниям — соответствующие изменения в Трудовой кодекс РФ.
Консалтинг и подготовка к переходу на кадровый ЭДО
Помогаем грамотно и поэтапно внедрить кадровый ЭДО

Пять причин перейти на КЭДО

Задачи, которые занимали 2 дня, выполняются за минуты

При бумажном документообороте, чтобы познакомить сотрудников с приказом или новым ЛНА, нужно вручную собрать подписи о прочтении с каждого. При этом кто-то обязательно болеет, а кто-то ушёл в отпуск. При удачном раскладе эта задача займёт 1-2 дня, в худшем случае – будет висеть на кадровом специалисте неделями. После перехода на КЭДО достаточно создать одну задачу по шаблону и указать нужных сотрудников – они получат уведомления о необходимости подписать документ.

Можно экономить на бумаге и пересылке документов

Чтобы оформить один лист бумажного документа, нужно потратить 6-25 рублей. В расчет входит стоимость бумаги, обслуживание принтера, время, которое тратят сотрудники на организацию процесса, и курьерская доставка. Оформление электронного документа обходится малому бизнесу в десятки раз дешевле, а крупному — в сотни раз.

Снижаются риски, связанные с невнимательностью или отсутствием сотрудников

Использование шаблонов и цепочек задач помогают кадровым специалистам унифицировать документы и не забывать о рутинных действиях. Риски, что документ потеряется или повиснет на этапах многостороннего подписания, сводятся к нулю.

Если же сотрудник заболеет или уволится, в распоряжении его коллег останется не куча непонятных бумаг, а прозрачная система управления документами и структурированный архив – пользоваться ими сможет каждый, кто знаком с инструкцией по организации КЭДО.

Упрощается коммуникация с дистанционными сотрудниками

Ведение бумажного кадрового учёта в организации значительно усложняется при наличии сотрудников, работающих удалённо из других городов или даже стран.

На КЭДО дистанционный сотрудник должен подписать только один бумажный документ – согласие на создание электронной подписи и обмен документами через СЭД (систему электронного документооборота). Остальные документы, сопровождающие оформление и дальнейшую работу, будут подписываться дистанционно. Не нужно ездить в офис, ходить на почту или вызывать курьера для передачи оригиналов.

Руководителю не нужно подписывать кучу бумаг

С помощью цифровой подписи руководитель может ставить подпись на документе в один клик в удобное время и в удобном месте, например, в такси по дороге на встречу или на пляже в отпуске. Подписание типовых документов и вовсе можно передать помощнику, предоставив ему право подписи по доверенности.

Нужно ли уведомлять работников о переходе на электронный документооборот?

Да. В общем случае, нужно не только письменно уведомить сотрудников, но и получить от каждого подписанное согласие на перевод кадровых документов в ЭДО. Сотрудник имеет право отказаться от перехода. В этом случае работодатель продолжает вести документооборот с сотрудником на бумаге. Эти правила регулируются статьёй 22.2 Трудового Кодекса РФ.

Есть исключение! С начала 2022 года получать согласие о переходе на ЭДО не требуется при приёме на работу сотрудников, у которых нет трудового стажа по состоянию на 31.12.2021 г.

С чего начать переход на КЭДО

Выбрать систему КЭДО

Работодателям доступны следующие варианты:
  • государственная система учёта на портале «Работа в России»;
  • систему учёта собственной разработки, отвечающую стандартам использования ЭП (электронной подписи), а также нормам действующего законодательства;
  • готовые коммерческие платформы для ведения КЭДО.
От выбора системы КЭДО зависит удобство и безопасность электронного взаимодействия между работником и работодателем в рамках трудовых отношений. Выбирайте надёжных поставщиков ПО по рекомендациям специалистов в этой области.

Подготовить внутренние документы

Потребуются:
  • ЛНА (регламент перехода и организации КЭДО в компании),
  • уведомления о переходе на КЭДО,
  • приказ о переходе на КЭДО,
  • соглашения с сотрудниками о переходе на КЭДО,
  • дополнительные соглашения к трудовомe договорам (при необходимости),
  • инструкции для сотрудников.
Предварительно подготавливается регламент перехода. В нём указывается:
  • какая система электронного документооборота будет использоваться;
  • какие документы будут переведены в электронный формат;
  • какие сотрудники будут отвечать за ведение КЭДО;
  • какие категории работников подключаются к КЭДО.
ЛНА о переходе на КЭДО подписывается руководителем и обязательно согласовывается с профсоюзной организацией. Порядок согласования установлен ст. 372 ТК РФ. После утверждения ЛНА выпускается приказ о переходе, в котором должны быть указаны сроки уведомления сотрудников и дата начала работы в КЭДО. Параллельно необходимо уведомить работников о переходе на КЭДО и получить от них письменное согласие.
Чтобы переход проходил без стресса для всех участников, полезно подготовить дополнительные инструкции по правилам пользования системой КЭДО.

Выпустить ЭП (электронные подписи)

Есть три вида электронной подписи:
  • простая – ПЭП, уникальная пара «логин-пароль», которая используется для идентификации пользователя в системе;
  • неквалифицированная усиленная – УНЭП, зашифрованный уникальный код, который позволяет подтвердить личность подписанта, а также защищает документ от изменений;
  • квалифицированная усиленная – УКЭП, по сути то же, что и УНЭП, но сгенерированная исключительно аккредитованным удостоверяющим центром.
С помощью ПЭП подтверждают просмотр необязательной кадровой документации, например, уведомления о проведении корпоративов или награждении грамотами / похвальными листами. УНЭП используется для подписания внутренней кадровой документации и документооборота с работниками. УКЭП – самый защищенный вид электронной подписи. Согласно действующему законодательству, она является обязательной для подписания большей части документов со стороны работодателя.
Для ведения кадрового учёта руководителю компании, бухгалтеру и начальнику отдела кадров необходима УКЭП, остальным сотрудникам – УНЭП.
Без них не подписать такие документы, как:
  • договоры (трудовые, ученические, о материальной ответственности, об образовании с отрывом и без отрыва от производства);
  • допсоглашения к этим договорам и уведомления о внесении изменений в них;
  • приказы о применении дисциплинарного взыскания и ознакомления с ним;
  • согласия на перевод;
  • заявления на увольнения и их отзыв.
Популярные системы ЭДО предлагают функцию дистанционного выпуска УНЭП, поэтому сделать подписи для всех сотрудников несложно. У руководителя и бухгалтера уже есть УКЭП, так как они подписывают бухотчетность и налоговые декларации по НДС, которые сдаются только в электронном виде.

Как правильно вести кадровый электронный документооборот в 2024 году

Соответствовать нормам

С 1 марта 2023 года приказом Минтруда № 578н были введены требования к оформлению электронных документов: формат PDF/A-1А, прикрепление ЭЦП (электронно-цифровой подписи), сопутствующее описание документа в формате XML.

За руководством компании остаётся право выбирать какие документы перевести в электронный формат. Не обязательно переводить все документы. Например, можно оставить в бумажном виде договоры, а документы по отпускам сделать электронными.
Важно! Проверяйте соответствие документов этим стандартам при выборе или разработке системы электронного документооборота. Иначе кадровый учёт будет признан недействительным и потребуется его переоформление на бумажном носителе.

Сохранить 3 документа в бумажном виде

Сегодня 99% кадровой документации на законных основаниях можно перевести в цифру, но есть документы в сфере трудовых отношений, которые не подлежат переносу в электронный документооборот. Это:
  • трудовые книжки (если работник не перешел на ведение в электронном виде сведений о трудовой деятельности);
  • инструктажи по охране труда;
  • приказы об увольнении;
  • акты о несчастных случаях на рабочем месте.

Использовать все возможности

Неразумно использовать систему КЭДО только, как архив и средство коммуникации. Необходимо составить список процессов и документов, продумать цепочки взаимодействий и настроить систему под свои нужды. На этом этапе будет полезным привлечь специалистов в области ЭДО, которые знают возможности системы и помогут компании эффективно её использовать.
Обратитесь к экспертам СберРешений, если хотите получить максимум преимуществ от перехода на КЭДО. Мы проведём анализ кадрового учёта, поможем настроить систему и подготовим инструкции для сотрудников.
Оставить заявку

Размер компании