Напишите нам
07 МАРТА 2024
Электронный кадровый документооборот — тренд 2024 года
Работа с документами переходит в онлайн-формат. Мы получаем электронные счета-фактуры от поставщиков, подписываем договора электронной подписью, участвуем в онлайн-тендерах и отправляем электронные отчёты в налоговую. Это удобно и быстро — не нужно тратить деньги на бумагу, время на встречи и место в офисе под архив.
Единственное, что до последнего остаётся в бумажном формате — это кадровые документы. Не пора ли завершить переход на электронный документооборот? Это проще, чем кажется.
Единственное, что до последнего остаётся в бумажном формате — это кадровые документы. Не пора ли завершить переход на электронный документооборот? Это проще, чем кажется.
Оглавление
КЭДО — что это?
КЭДО (кадровый электронный документооборот) — способ работать с кадровыми документами в онлайне, который не только разрешён на законодательном уровне, но и активно продвигается Минтрудом. Используя КЭДО работодатели и их сотрудники могут создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном формате. Дублирование на бумаге не требуется.
Пока переход на КЭДО осуществляется исключительно по желанию работодателя, но есть вероятность, что в будущем это станет обязанностью для всех.
Закон о КЭДО: история внедрения электронных кадровых документов
16.12.2019 — № 439-ФЗ
Был принят закон о введении электронных трудовых книжек. С 2021 года была отменена выдача новых бумажных трудовых книжек.
24.04.2020 — № 122-ФЗ
Госдума приняла закон о проведении эксперимента, в ходе которого ряд крупных российских компаний попробовали вести кадровый учёт исключительно в электронном формате. Эксперимент прошёл успешно и даже был продлён на дополнительные 7,5 месяцев.
22.11.2021 — № 377-ФЗ
КЭДО стал доступен всем компаниям — соответствующие изменения в Трудовой кодекс РФ.
Консалтинг и подготовка к переходу на кадровый ЭДО
Помогаем грамотно и поэтапно внедрить кадровый ЭДО
Пять причин перейти на КЭДО
Задачи, которые занимали 2 дня, выполняются за минуты
При бумажном документообороте, чтобы познакомить сотрудников с приказом или новым ЛНА, нужно вручную собрать подписи о прочтении с каждого. При этом кто-то обязательно болеет, а кто-то ушёл в отпуск. При удачном раскладе эта задача займёт 1-2 дня, в худшем случае – будет висеть на кадровом специалисте неделями. После перехода на КЭДО достаточно создать одну задачу по шаблону и указать нужных сотрудников – они получат уведомления о необходимости подписать документ.
Можно экономить на бумаге и пересылке документов
Чтобы оформить один лист бумажного документа, нужно потратить 6-25 рублей. В расчет входит стоимость бумаги, обслуживание принтера, время, которое тратят сотрудники на организацию процесса, и курьерская доставка. Оформление электронного документа обходится малому бизнесу в десятки раз дешевле, а крупному — в сотни раз.
Снижаются риски, связанные с невнимательностью или отсутствием сотрудников
Использование шаблонов и цепочек задач помогают кадровым специалистам унифицировать документы и не забывать о рутинных действиях. Риски, что документ потеряется или повиснет на этапах многостороннего подписания, сводятся к нулю.
Если же сотрудник заболеет или уволится, в распоряжении его коллег останется не куча непонятных бумаг, а прозрачная система управления документами и структурированный архив – пользоваться ими сможет каждый, кто знаком с инструкцией по организации КЭДО.
Если же сотрудник заболеет или уволится, в распоряжении его коллег останется не куча непонятных бумаг, а прозрачная система управления документами и структурированный архив – пользоваться ими сможет каждый, кто знаком с инструкцией по организации КЭДО.
Упрощается коммуникация с дистанционными сотрудниками
Ведение бумажного кадрового учёта в организации значительно усложняется при наличии сотрудников, работающих удалённо из других городов или даже стран.
На КЭДО дистанционный сотрудник должен подписать только один бумажный документ – согласие на создание электронной подписи и обмен документами через СЭД (систему электронного документооборота). Остальные документы, сопровождающие оформление и дальнейшую работу, будут подписываться дистанционно. Не нужно ездить в офис, ходить на почту или вызывать курьера для передачи оригиналов.
На КЭДО дистанционный сотрудник должен подписать только один бумажный документ – согласие на создание электронной подписи и обмен документами через СЭД (систему электронного документооборота). Остальные документы, сопровождающие оформление и дальнейшую работу, будут подписываться дистанционно. Не нужно ездить в офис, ходить на почту или вызывать курьера для передачи оригиналов.
Руководителю не нужно подписывать кучу бумаг
С помощью цифровой подписи руководитель может ставить подпись на документе в один клик в удобное время и в удобном месте, например, в такси по дороге на встречу или на пляже в отпуске. Подписание типовых документов и вовсе можно передать помощнику, предоставив ему право подписи по доверенности.
Нужно ли уведомлять работников о переходе на электронный документооборот?
Да. В общем случае, нужно не только письменно уведомить сотрудников, но и получить от каждого подписанное согласие на перевод кадровых документов в ЭДО. Сотрудник имеет право отказаться от перехода. В этом случае работодатель продолжает вести документооборот с сотрудником на бумаге. Эти правила регулируются статьёй 22.2 Трудового Кодекса РФ.
Есть исключение! С начала 2022 года получать согласие о переходе на ЭДО не требуется при приёме на работу сотрудников, у которых нет трудового стажа по состоянию на 31.12.2021 г.
Есть исключение! С начала 2022 года получать согласие о переходе на ЭДО не требуется при приёме на работу сотрудников, у которых нет трудового стажа по состоянию на 31.12.2021 г.
С чего начать переход на КЭДО
Выбрать систему КЭДО
Работодателям доступны следующие варианты:
- государственная система учёта на портале «Работа в России»;
- систему учёта собственной разработки, отвечающую стандартам использования ЭП (электронной подписи), а также нормам действующего законодательства;
- готовые коммерческие платформы для ведения КЭДО.
От выбора системы КЭДО зависит удобство и безопасность электронного взаимодействия между работником и работодателем в рамках трудовых отношений. Выбирайте надёжных поставщиков ПО по рекомендациям специалистов в этой области.
Подготовить внутренние документы
Потребуются:
Чтобы переход проходил без стресса для всех участников, полезно подготовить дополнительные инструкции по правилам пользования системой КЭДО.
- ЛНА (регламент перехода и организации КЭДО в компании),
- уведомления о переходе на КЭДО,
- приказ о переходе на КЭДО,
- соглашения с сотрудниками о переходе на КЭДО,
- дополнительные соглашения к трудовомe договорам (при необходимости),
- инструкции для сотрудников.
- какая система электронного документооборота будет использоваться;
- какие документы будут переведены в электронный формат;
- какие сотрудники будут отвечать за ведение КЭДО;
- какие категории работников подключаются к КЭДО.
Чтобы переход проходил без стресса для всех участников, полезно подготовить дополнительные инструкции по правилам пользования системой КЭДО.
Выпустить ЭП (электронные подписи)
Есть три вида электронной подписи:
- простая – ПЭП, уникальная пара «логин-пароль», которая используется для идентификации пользователя в системе;
- неквалифицированная усиленная – УНЭП, зашифрованный уникальный код, который позволяет подтвердить личность подписанта, а также защищает документ от изменений;
- квалифицированная усиленная – УКЭП, по сути то же, что и УНЭП, но сгенерированная исключительно аккредитованным удостоверяющим центром.
Для ведения кадрового учёта руководителю компании, бухгалтеру и начальнику отдела кадров необходима УКЭП, остальным сотрудникам – УНЭП.
Без них не подписать такие документы, как:
- договоры (трудовые, ученические, о материальной ответственности, об образовании с отрывом и без отрыва от производства);
- допсоглашения к этим договорам и уведомления о внесении изменений в них;
- приказы о применении дисциплинарного взыскания и ознакомления с ним;
- согласия на перевод;
- заявления на увольнения и их отзыв.
Популярные системы ЭДО предлагают функцию дистанционного выпуска УНЭП, поэтому сделать подписи для всех сотрудников несложно. У руководителя и бухгалтера уже есть УКЭП, так как они подписывают бухотчетность и налоговые декларации по НДС, которые сдаются только в электронном виде.
Как правильно вести кадровый электронный документооборот в 2024 году
Соответствовать нормам
С 1 марта 2023 года приказом Минтруда № 578н были введены требования к оформлению электронных документов: формат PDF/A-1А, прикрепление ЭЦП (электронно-цифровой подписи), сопутствующее описание документа в формате XML.
За руководством компании остаётся право выбирать какие документы перевести в электронный формат. Не обязательно переводить все документы. Например, можно оставить в бумажном виде договоры, а документы по отпускам сделать электронными.
За руководством компании остаётся право выбирать какие документы перевести в электронный формат. Не обязательно переводить все документы. Например, можно оставить в бумажном виде договоры, а документы по отпускам сделать электронными.
Важно! Проверяйте соответствие документов этим стандартам при выборе или разработке системы электронного документооборота. Иначе кадровый учёт будет признан недействительным и потребуется его переоформление на бумажном носителе.
Сохранить 3 документа в бумажном виде
Сегодня 99% кадровой документации на законных основаниях можно перевести в цифру, но есть документы в сфере трудовых отношений, которые не подлежат переносу в электронный документооборот. Это:
- трудовые книжки (если работник не перешел на ведение в электронном виде сведений о трудовой деятельности);
- инструктажи по охране труда;
- приказы об увольнении;
- акты о несчастных случаях на рабочем месте.
Использовать все возможности
Неразумно использовать систему КЭДО только, как архив и средство коммуникации. Необходимо составить список процессов и документов, продумать цепочки взаимодействий и настроить систему под свои нужды. На этом этапе будет полезным привлечь специалистов в области ЭДО, которые знают возможности системы и помогут компании эффективно её использовать.
Обратитесь к экспертам СберРешений, если хотите получить максимум преимуществ от перехода на КЭДО. Мы проведём анализ кадрового учёта, поможем настроить систему и подготовим инструкции для сотрудников.
Оставить заявку