Бизнес-завтрак «Кадровый электронный документооборот. Текущая практика и перспективы»

Наталья Шукова рассмотрела предусмотренный Трудовым кодексом РФ момент начала трудовых отношений и особенности заключения трудового договора при режиме дистанционной работы, определила особенности кадрового электронного документооборота с точки зрения правового аспекта его применения, познакомила участников с законодательными инициативами в сфере трудовых отношений. Наталья также рассказала о правовом регулировании передачи информации в электронном виде в трудовых отношениях и новых формах занятости (временная и комбинированная дистанционная работа).

«Сейчас мы помогаем нашим клиентам актуализировать заключенные трудовые договоры, закрепив в них порядок обмена юридически значимыми сообщениями между работником и работодателем, разрабатываем локальные нормативные акты, включая в них требования к электронным средствам коммуникации, а также предлагаем минимизировать риски, связанные с введением нового порядка обмена электронной документацией, проанализировав действующие трудовые договоры и закрепив в них необходимые изменения, касающиеся организации дистанционной работы».

Оксана Олексюк, директор центра экспертизы и методологии расчёта заработной платы и кадрового аутсорисинга, продолжила тему кадрового электронного документооборота, рассмотрев ее с точки зрения эксперимента Минтруда, а также разобрала ситуации, с которыми может столкнуться работодатель при переходе на КЭДО. Суть эксперимента заключается в том, что у работодателей появилась законная возможность оформлять документы в электронный вид без дублирования на бумажном носителе.

«Первый этап прошел в 2018 году, тогда ряд крупных компаний попробовали вести кадровый документооборот в электронной форме. По итогу эксперимент был признан успешным и Правительство Российской Федерации поручило профильным ведомствам провести переход на электронные трудовые книжки. До 31 марта 2021 будет продолжаться второй этап эксперимента, в ходе которого планируется решить такие важные вопросы, как возможность полного отказа от дублирования документов на бумажных носителях, сохранность электронных документов и возможность обратиться к ним по прошествии нескольких лет, определение оптимального вида электронной подписи для оформления кадровых документов».

На мероприятии также разобрали наиболее распространенные вопросы работодателей, в частности, как принять участие в эксперименте Минтруда, какие задачи необходимо решить HRD для перевода кадровых документов в электронный вид и внедрения кадрового ЭДО.

«Прежде чем перейти на КЭДО мы рекомендуем проанализировать зрелость процессов, то есть понять: насколько процессы унифицированы для разных подразделений компании, отвечают ли они требованиям законодательства, оптимально ли они выстроены. После чего необходимо разработать методологию ведения кадрового учёта с использованием системы кадрового электронного документооборота и сформировать бизнес-требования к КЭДО. СберРешения помогают клиентам проанализировать процессы, составить схему документооборота, выбрать подрядчика для внедрения КЭДО, а также предлагают авторский надзор за действиями провайдера, который внедряет систему КЭДО».