Решения
Услуги
Экспертиза
О компании
14 февраля 2020

Директор центра экспертизы и методологии кадрового аутсорсинга СБЕР Решений Оксана Олексюк: как кадровику упростить себе жизнь при переходе на ЭТК

Новая цифровая реальность уже наступила: с 2020 года российский рынок труда переходит на электронный формат ведения трудовой книжки, что подразумевает не только изменения процесса кадрового делопроизводства, но и перестройку системы отношений работодателя с работником.
Какие шаги должны предпринять работодатели в рамках нового этапа развития трудовых отношений и какие обязанности появляются у компаний – рассказала Директор центра экспертизы и методологии кадрового аутсорсинга СБЕР Решений Оксана Олексюк.

- Переход на электронные трудовые книжки подразумевает появление сразу нескольких законодательных новаций. Это – изменения в Трудовой кодекс, КоАП, а также в № 27-ФЗ («Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Кого затрагивают эти изменения?

- Под действие обновленного законодательства подпадают все юридические лица, которые работают на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности, а также все граждане, которые имеют трудовые отношения (трудовой договор) с этими юридическими лицами. Отмечу, что законодательная инициатива не распространяется на отношения по договору гражданско-правового характера (ГПХ), которые регулируются Гражданским Кодексом и не требуют записи в трудовой книжке. Соответственно, сведения о лицах, оказывающих услуг в рамках договора гражданско-правового характера, не включаются в отчет СЗВ-ТД.

- Что именно в этой связи меняется для работодателей с 2020 года? Какие новые обязанности появляются у компаний в рамках перехода на электронные трудовые книжки?

- Прежде всего, у работодателя появляется обязанность наряду с бумажной вести трудовую книжку нового, электронного формата, и принимать у работника сведения трудовой деятельности по форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем).

Это означает, что все работодатели должны внести в локальные нормативные акты (ЛНА), содержащие упоминания о трудовой книжке, информацию о приеме формы СТД-Р при найме сотрудника.

Второе изменение касается выдачи работодателем сведений о трудовой деятельности по запросу работника в случае выбора последним электронного формата документа.

В этом случае работник запрашивает не копию трудовой книжки, а «выписку» СТД-Р. При этом работодатель должен, как и прежде, в течение трех рабочих дней предоставить данную форму сотруднику.

Далее. Поправки в № 27-ФЗ закрепляют за работодателем обязанность уведомлять Пенсионный Фонд России об изменениях статуса работника. Таким образом, внося запись в трудовую книжку, мы должны сообщить об этом в Пенсионный фонд. В случае выбора сотрудником электронного формата ведения сведений о трудовой деятельности работодатель не вносит соответствующую запись в трудовую книжку, а просто сообщает в Пенсионный Фонд.

Если сотрудник выбрал бумажный формат, то помимо подачи соответствующих сведений в ПФР работодатель вносит запись и в бумажную трудовую книжку. Очевидно, что ведение двойной записи увеличивает нагрузку на работодателя.

Отмечу, что на работодателя возложена обязанность ежемесячно уведомлять Пенсионный Фонд о произошедших кадровых изменениях по каждому сотруднику по форме СЗВ-ТД. Одновременно при формировании первого отчета предоставляются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года.Такой же порядок действует и в отношении совместителей. Если кадровых изменений в течение месяца не происходило, то отчет не подается.

Первый отчет 2020 года сдается в Пенсионный до 17 февраля (15 февраля 2020 года попадает на нерабочий день*, - ред.), если в январе 2020 года в организации произошли какие-либо кадровые изменения или сотрудник определился с формой ведения трудовой книжки. Если кадровых изменений в отчетном месяце не было, отчет направлять не нужно.

Пример: Иванов Иван Иванович был принят на должность менеджера в ООО «Ромашка» 15 мая 2015 года, в 2018 году переведен на другую должность, а в январе 2020 года подал заявление о выборе бумажной трудовой книжки. В таком случае первый отчет будет содержать сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 и информацию о том, что данный работник выбрал бумажный формат ведения трудовой книжки.

- Какие действия необходимо предпринять работодателю в рамках перехода на электронные трудовые книжки. Каковы его первые шаги?

- Первое, что нужно сделать работодателю, - это внести изменения в локальные нормативные акты. Второе. Поскольку до 30 июня 2020 года работодатель обязан сообщить каждому сотруднику о возможности выбора формата ведения трудовой книжки, необходимо составить соответствующие уведомления. Такое уведомление в письменном виде должно быть отправлено работникам.

В-третьих, необходимо предоставить работнику две формы заявлений: о выборе традиционной трудовой книжки и о выборе электронного формата ведения сведений о трудовой деятельности.

Кроме того, вопрос перехода на ЭТК стоит проработать с HR-командой и определить четкий порядок действий в рамках этого процесса. Необходимо назначить ответственного за подготовку и сдачу сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд и включить это в его должностную инструкцию.

Поскольку не все информационные системы обладают функционалом по учету заявлений от работников по выбору формы ведения сведений о трудовой деятельности, работодателям рекомендуется вести реестр статуса уведомления и факта выбора работников.

Ведение такого реестра существенно упрощает жизнь кадровика.

В рамках подготовительной работы рекомендуется уточнить наличие соглашения об электронном документообороте с Пенсионным Фондом и проверить через системы, которые используются для сдачи отчетности, есть ли техническая возможность сдавать отчетность через эти каналы связи. В случае отсутствия таковой, необходимо расширить сертификат.

Компании, имеющие штат численностью 25 работников и меньше, могут сдавать отчетность СЗВ-ТД на бумажном носителе, а организации с бОльшим количеством работников должны предоставлять ее в электронном виде.

- Будет ли необходимо работодателю вносить корректировки в локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации?

- Да. Соответственно, изменения вносятся в Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные документы, регламентирующие взаимодействие с сотрудниками и включающие упоминания о трудовой книжке.

Кроме вышеуказанного в ЛНА стоит прописать порядок взаимодействия с работником по электронной почте (Трудовой кодекс предусматривает такую возможность) с целью соблюдения требований по предоставлению информации о трудовой деятельности по запросу работника. Напомним, удовлетворить этот запрос работодатель обязан в течение трех дней.

Работодателю необходимо создать специальный почтовый ящик для электронных обращений сотрудников и назначить ответственного за проверку почты.

- Каковы сроки предоставления Сведений о трудовой деятельности работника в Пенсионный Фонд? Меняются ли эти сроки в процессе перехода на ЭТК?

- С 1 января 2020 года форма СЗВ-ТД представляется не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения или подано заявление от работника о выборе формы ведения сведений о трудовой деятельности. Наряду с этим, начиная с 01 января 2021 года, в Пенсионный Фонд подаются сведения о приеме и увольнении сотрудников на следующий день после издания соответствующего приказа.

- Какую ответственность законодатель предусмотрел для работодателей?

- На текущий момент законопроекты по внесению изменений в Трудовой кодекс и в № 27-ФЗ уже приняты, в то время как проект изменений в Кодекс об административных правонарушениях, который устанавливает ответственность для работодателя, еще не прошел Государственную Думу (законопроект № 748758-7 прошел первое чтение, - ред.)

Это означает, что в настоящий момент ответственности за несоблюдение сроков сдачи этого вида отчетности и подачу недостоверных сведений не предусмотрено.

Законодатели, на мой взгляд, намеренно отказались от радикальных мер в реформируемой сфере. Существенный масштаб изменений трудовых взаимоотношений подразумевает плавность шагов по их внедрению.

Ответственность в любом случае будет введена, и о ее размере станет известно в самое ближайшее время.

В проекте изменений фигурирует мера в виде предупреждения, но, предполагаем, что штраф для работодателей может быть установлен по аналогии с мерами ответственности, предусмотренными за нарушения по отчетам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.

Отмечу, что в настоящий момент ответственность предусмотрена только за задержку выдачи трудовой книжки (от 1000-5000 рублей для должностных лиц и от 30000-50000 рублей для юридических лиц плюс возмещение работнику неполученного им заработка из-за задержки выдачи сведений о трудовой деятельности, ст. 165 ТК РФ).

Например. Сотрудник подал заявление о выборе электронного формата ведения сведений о трудовой деятельности, а затем подал заявление об увольнении. В день увольнения работодатель обязан предоставить работнику СТД-Р в виде электронного документа с усиленной квалифицированной цифровой подписью, либо в виде бумажного документа, заверенного подписью и печатью. В противном случае для работодателя наступает ответственность, поскольку тем самым он препятствует дальнейшему трудоустройству работника.

- Какие возможности, услуги, сервисы для снижения административной нагрузки кадровой службы клиента могут предложить СБЕР Решения?

- СБЕР Решения предлагают регулярную услугу по подготовке и сдаче отчетности СЗВ-ТД. Это означает, что СБЕР Решения сформируют отчет, проверят документ на заполнение обязательных полей и требований указанных в Постановлении (Постановление Правления Пенсионного Фонда от 25.12.2019 730П, - ред), а затем сами направят в Пенсионный фонд. Процесс завершается получением положительного протокола.

Также команда экспертов СБЕР Решений подготовила шаблоны уведомлений, заявлений для сотрудников, формулировки дополнений в локальные нормативные акты.

Вместе с тем, СБЕР Решения обеспечивают информационное сопровождение клиентов и организуют вебинары, в рамках которых клиенты получают полную информацию о новом порядке действий.
Более подробную информацию об этих изменениях вы сможете узнать на семинаре СБЕР Решений, организованном для клиентов компании. Эксперты СБЕР Решений поделятся опытом сдачи отчетности в ПФР по новой форме, расскажут о возможных трудностях и способах их избежать.
Оксана Олексюк
Директор центра экспертизы и методологии кадрового аутсорсинга
Задать вопрос эксперту